Vaarwel slechte gewoontes

Als Lean-lover ben ik altijd op zoek naar manier om mijn eigen processen zo simpel en doeltreffend mogelijk kan maken. 5S, visueel management of Kanban zijn technieken die het altijd goed in mijn huishouden. Maar tot op vandaag was het me nooit gelukt om actief gebruik te maken van de tool “standaard werk”. Tot op vandaag dus… Als je wilt weten hoe standaard werk je kan helpen om komaf te maken met slechte gewoontes, lees dan verder.
Zoals de meesten onder ons moet ik geregeld eens iets dragen. Of dat nu een doos of een zak is, mijn dochter van 2 of die van 8 maanden, een valies vol trainingsmateriaal of een pakketje dat aan de deur wordt geleverd. Ik heb daarbij de vervelende gewoontes om voorover te buigen, mijn rug te rekken, op de heup te dragen, zijwaarts te reiken en nog een hele reeks foute bewegingen te doen die mijn arme ruggenwervels overbelasten.

De “juiste” manier is mij nochtans perfect bekend: Ga recht voor het item/kind staan dat je wenst op te pikken, plooi de knieën terwijl je een rechte rug houdt, lift van de grond tot tegen je buik en kom rustig rechtop gebruikmakend van je bovenbeen- en buikspieren. Juist ja! Het probleem schuilt hem in het effectief toepassen. Want gisteren was ik gehaast, eergisteren had ik maar een lichte doos vast, en de dag ervoor had ik waarschijnlijk een ander excuus… Alleen zorgen al die excuses voor veel rugklachten en eens in de 2 jaar een pijnlijke hernia die de kop opsteekt. Tot op vandaag – want vandaag ben ik erachter gekomen hoe ik met standaard werk een nieuwe en juiste opraap-gewoonte kan ontwikkelen.

Wat is standaard werk, vraag je?

Standaard werk (SW) is een Lean Six Sigma tool die streeft naar het vinden van de beste manier om een taak uit te voeren en deze manier dan te verweven in een standaard die door allen gevolgd wordt. Het doel is om variatie te verminderen en zodoende kwaliteit, veiligheid en efficiëntie zo hoog mogelijk te houden.
Het makkelijkere stuk van standaard werk is die “beste manier” ontwikkelen, de moeilijke uitdaging is om de mensen deze ook te laten volgen. Niets is zo lastig als een nieuwe gewoonte aanleren. Dus hier komt het trucje: ontwikkel een oefenroutine!
Je kan gedrag niet veranderen zonder een nieuwe werkwijze eerst in te oefenen. Als je je manier van doen wilt herprogrammeren, moet je een nieuwe gewoonte aanleren, moet je een instinct doorbreken. Dit gaat niet vanzelf en vraagt meer dan goede hoop, een mentale belofte of overal post-it’s als herinnering. Dit vraagt om de nieuwe routine zo extensief en veelvuldig te oefenen tot deze je nieuwe instinct wordt.
Mijn rug-oefenroutine heb ik als volgt ontwikkeld: iedere ochtend en avond ga ik 20 maal iets correct oprapen, volgens de afgesproken standaard. Ik neem hiervoor een licht object, bijvoorbeeld mijn sokken, want die heb ik toch net vast (wat mij een gemakkelijke poka yoke geeft om het oefenen niet te vergeten). Ik gooi de sokken voor me uit en raap ze dan met gebogen knieën en rechte rug weer op. En zo 19 x opnieuw.
We zijn nu 2 weken verder en ik kan zien hoe stilletjes aan mijn slechte gewoonte verdwijnt: als ik overdag iets moet oprapen of dragen zal ik in 80% van de gevallen het op de juiste manier doen. De overblijvende 20% vervallen in de oude standaard, maar ik ben er mij wel al van bewust en corrigeer alsnog. Instinctief heb ik mijn lichaam stilaan geherprogrammeerd om het op de “juiste” manier te doen.

Hoe kan Standaard Werk voor je werken?

Wil je slechte gewoonte aanpakken, anders reageren op een situatie of een nieuwe werkwijze aannemen? Onderschat dan niet de “power of practice”. Zo ga je te werk:

  1. Bepaal de nieuwe standaard
  2. Bepaal hoe je vooruitgang zal meten: in mijn voorbeeld is dit het % van goed oprapen tijdens 1 dag
  3. Meet je baseline: hoe doe je het nu?
  4. Definieer een oefenroutine
  5. Oefen! ten minste 1x per dag, maar liefst 3 à 5
  6. Meet je voortgang
  7. Vier het resultaat!

En voor mijn bedrijf?

Toyota heeft hiervoor de dojo-hal, een trainingsruimte waar oefenstations staan opgesteld die quasi gelijkaardig zijn aan de productieband. Wanneer een procedure wordt gewijzigd moet de operator eerst de nieuwe werkwijze inoefenen in de dojo.
Heb je geen dojo en wil je toch je medewerkers volgens een nieuwe procedure laten werken, laat ze dan eerst enkele keren “droog oefenen”. Heb je bijvoorbeeld een nieuwe module in je software-pakket om klantencontacten op te volgen, laat het team dan 10 dummy records aanmaken. Heb je besloten om kleine pakketjes niet meer op de band maar handmatig te sorteren, laat je logistieke team dan oefenen met lege dozen en omslagen.
Power of practice geeft je medewerkers vertrouwen en snelheid, zonder aan kwaliteit in te boeten.