Zie ’t zonnig in met Lean Six Sigma

Onze cursist is de uitdaging bij een grote energieleverancier aangegaan. De doorlooptijd van correctienota’s voor zonnepanelen is te hoog. De doorlooptijd van 34 naar 27 werkdagen verlagen is daarom de doelstelling. Door het toepassen van de juiste tools en technieken mag het eindresultaat er zijn! De doorlooptijd is zelfs verkort naar 10 dagen. Wij laten je graag zien hoe dit succes tot stand is gekomen. Lean Six Sigma biedt hiervoor goede handvatten.

Meer tempo maken
Onze cursist vertelt: ,,Klanten met zonnepanelen leveren terug aan het net. Dit moet verrekend worden en zichtbaar zijn op de eindnota. Helaas blijkt uit de praktijk dat dit vaak niet goed gaat. Dit heeft diverse oorzaken: systeemproblemen, gebrek aan kennis van medewerkers of achterstand bij de netbeheerders. Bij deze problemen komt de afdeling Duurzaam Advies in beeld. Wij behandelen de klantaanvragen en vragen de correctienota aan. De doorlooptijd van een correctienota is 34 werkdagen. Hoe meer tempo we hiermee maken, des te hoger de klanttevredenheid. Dus er was zeker werk aan de winkel!”

De ontwikkelingen binnen het project
Ze vervolgt: ,,Om het project in goede banen te leiden heb ik de DMAIC stappen uitgewerkt. Dit staat voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. Het is het Six Sigma proces voor continue verbetering. Door statistiek toe te passen neem je beslissingen op basis van feiten en niet op gevoel. Mijn bevindingen heb ik regelmatig met mijn Sponsor en Champion afgestemd. Het projectteam bestond daarnaast uit collega’s en een Teamleider. De mensen uit het projectteam hebben allemaal te maken met teruglevercorrecties. Ook een collega systeem expert heeft ons ondersteund bij het verkrijgen van de juiste data. Ik heb regelmatig sessies met het team gehouden. Hierin bespraken we de processen, de value stream mapping en hebben we een fishbone analyse gemaakt. Daarnaast is een effort matrix ingevuld. Als laatst hebben we natuurlijk gezamenlijk het nieuwe proces en werkwijze afgestemd.”

Eén van mijn grootste lessen uit dit project? zorg dat je regelmatig met de juiste collega’s bij elkaar zit. Ga het gesprek aan, stel de juiste vragen en doorloop het proces. Dit levert de grootste winst op: een goed resultaat en een mooie samenwerking!

De belangrijkste bevindingen

• Het proces kende een bottleneck en een aantal verspillingen.
• Belang van bewustwording creëren bij de afdeling die de bottleneck was.
• Duidelijke werkafspraken maken.
• Het elimineren van verspilling heeft een wereld van verschil gemaakt. Naast ook het monitoren van de belangrijkste KPI’s .

Direct positief resultaat voor de klant

• De doorlooptijd is verlaagd van 34 naar 10 werkdagen.
• Standaard deviatie is sterk gereduceerd: van 20 naar 2,5 dag.
• Reductie van het percentage cases die te laat worden verwerkt: van 79% naar 0,8%.

Borging van het verbeterde resultaat bestaat uit een maandelijkse analyse van de doorlooptijd. Daarnaast hebben we ook het regulier werkoverleg en de signalering door back-office & front-office richting verschillende stakeholders.

Meer informatie
Wil jij ook gestructureerd aan de slag met het verbeteren van processen? Een Lean Six Sigma opleiding kan je hier bij helpen. Schroom niet om contact met ons op te nemen via 010 2222 860 of lees meer op onze website. Via de website kun je ook direct met ons chatten om je vragen te stellen.