Hoe meer efficiëntie in planning je al gauw 15.000 euro laat besparen

Efficiëntie is essentieel bij de afdeling planning van een bedrijf. Dit geldt ook voor een brouwerij die tapinstallaties bouwt, onderhoudt en service verleent. Er is sprake van veel telefonisch contact tussen de monteurs en de planningsafdeling. De doelstelling van de cursist is een reductie van de gemiddelde gespreksduur met 10%. Het resultaat van het Lean Six Sigma project is beter dan beoogd: een vermindering van wel 16%! Hiermee bespaarde de brouwerij in zes maanden €15.000. Wil je weten hoe deze cursist dit met Lean Six Sigma tools aanpakte? Lees dan snel verder.

Verkorting telefoongesprekken

De wens is telefoongesprekken tussen monteurs en de afdeling planning in te korten. Het doel van het project is de gemiddelde gespreksduur te reduceren met 10%. Dit leidt tot kortere gesprekken, minder overbodige gesprekken en een betere tijdsindeling voor planners. Tevens zullen de medewerkers van de afdeling planning beter bereikbaar zijn.

Onderzoeken: analyseren en de oorzaak bepalen

Op basis van de bekende telefooncijfers zijn drie planners en twee monteurs geselecteerd. Hierbij is sprake van een gesprek met de kortste en de langste duur. Gedurende het begin van het onderzoek is de gespreksduur in vergelijking met het % onterechte gesprekken bepaald. De cursist heeft een Project Charter opgesteld voor een helder overzicht op 1 A4. Hierin staan alle interacties en de stappen voor een succesvolle afronding beschreven. Daarnaast is een SIPOC gemaakt die alle belangrijke elementen van een bedrijfsproces beschrijft.

De stakeholderanalyse brengt vervolgens alle belanghebbenden van het bedrijf in kaart. Tijdens de meetfase is gebruik gemaakt van een aantal tools. Zo zijn de beweegredenen voor een gesprek tussen monteur en planner geanalyseerd. De cursist heeft onder andere gebruik gemaakt van de tools Fishbone, Cause & Effect Matrix, Pareto Chart en FMEA. De Fishbone tool is een brainstormtechniek om mogelijke oorzaken te achterhalen. Met de Cause & Effect Matrix zijn de belangrijkste oorzaken in kaart gebracht. Ook FMEA is ingezet: een risico-analysetool waarbij kritische vragen worden gesteld.

Relevante inzichten leiden tot toepasbare oplossingen

Het onderzoek en de analyses leveren bruikbare inzichten op voor de brouwerij. Op basis van deze verkregen inzichten zijn er 9 oplossingen mogelijk. Het reduceren van de gespreksduur wordt gerealiseerd door:

• het updaten van instructies;
• het maken van nieuwe instructies;
• nieuwe telefoons;
• het koppelen van documenten aan werkorders; zo kan een monteur dit in zijn PDA ofwel zakcomputer zien. 

De doelstelling is overtroffen

De teamleden waren optimistisch bij het zien van de behaalde resultaten. Bovenstaande oplossingen leidden tot een reducering van de gespreksduur van 16%. Dit is maar liefst 6% hoger dan de beoogde doelstelling!

Gedurende het project is continu rekening gehouden met de stakeholders en de teamleden. De resultaten tonen aan dit succesvol is en dus echt loont. Daarnaast zijn de telefooncijfers opgenomen in het dashboard van de planning. Zodoende waarborgen de planners en de monteurs, door een tijdspad vast te stellen, dat de gespreksduur niet oploopt. Tevens worden de cijfers wekelijks onder de loep gelegd. Op die manier streeft de brouwerij voortdurend naar optimale resultaten.

De reducering van 16% heeft geleid tot een kostenbesparing van €15.000,-. Kortom: een geslaagd Lean Six Sigma project!

Wil jij ook aan de slag met Lean Six Sigma? Bekijk dan eens ons opleidingsaanbod. We verzorgen trainingen voor verschillende niveaus. Daarbij geven we in verschillende talen trainingen op verschillende locaties in België.