Bespaar 3 miljoen door iets niet te doen!

De opdracht
De klant verwacht een betrouwbare levering en daarom streeft de terminal naar een robuust wagonbeladingsproces. Verder verwacht de terminal ook een sterke toename in het aantal wagonbeladingen, waardoor er meer druk komt te staan op het proces. Door in 99% van de gevallen de wagons op tijd te laten vertrekken hoopt de opdrachtgever meer klanten aan te trekken en minder klachten te ontvangen.
In eerste instantie schoten de oplossingen alle kanten op. De operationeel manager gaf Black Belt Linda Vermeulen de opdracht het wagonbeladingsproces te verbeteren.

De uitvoering
De eerste stap was het probleem en projectdoel met de belangrijkste stakeholders vast te stellen door brainstormsessies. De grootte van het probleem is met cijfers inzichtelijk gemaakt. Er is daarna een projectteam samengesteld met mensen die dagelijks bij dit proces betrokken zijn en mensen die nauw contact hebben met de klant.

Met het projectteam is het huidige proces in kaart gebracht. Er zijn brainstormsessie gehouden om alle mogelijke factoren te bepalen die bijdragen tot het probleem van niet tijdige wagonbeladingen. Op basis hiervan is een dataverzamelingsplan opgesteld. Voor een compleet beeld is er een maand lang gemeten bij de beladingen.

Met behulp van statische analyses is aangetoond welke factoren echt van invloed zijn op het proces. Dit leverde verrassend inzichten op. De resultaten zijn duidelijk gecommuniceerd naar het projectteam en er is vervolgens weer gebrainstormd over mogelijke oplossingen.

Voor elke mogelijke oplossing is vastgesteld wat het voordeel is en welke inspanning het kost. Daarnaast zijn er een aantal quick wins gedefinieerd. Ook zijn er acties on hold gezet, omdat ze pas rendabel zijn als er daadwerkelijk significant meer wagons beladen moeten worden.

Resultaat en besparing
Het meest in het oog springende resultaat is dat een beoogde investering van € 3-6 miljoen euro overbodig blijkt, aangezien er met de bestaande infrastructuur veel meer wagons beladen kunnen worden.

Het proces is vele malen efficiënter. Bij een gelijkblijvend aantal wagons betekent dit een verminderde van de werkdruk voor de operatie. En bij een toenemend aantal wagons betekent dit dat de huidige bezetting meer wagons kan beladen. Meer met dezelfde middelen dus. Het percentage wagons dat niet de volgende dag beladen kan vertrekken is nu zelfs minder dan 1%. Daarmee is de doelstelling behaald en neemt de klanttevredenheid sterk toe.

Om de verbeteringen vast te houden zijn er performance indicatoren gedefinieerd en wordt daarop gemonitord. Ook zijn de nieuwe werkwijzen geborgd in procedures en werkinstructies.

De belangrijkste les voor Linda en haar projectteam was het feitelijk bepalen van hoe groot het probleem daadwerkelijk is met behulp van data. Welke factoren echt significant bijdragen tot het probleem. Door de feiten veranderde de inzichten en ontstonden er andere oplossingen waarbij forse investeringen overbodig bleken.

Linda Vermeulen is op basis van dit project door Master Black Belt Rijk Schildmeijer praktijk gecertifice