Blijf jouw overzicht bewaren met een Kanban to do-list

Het efficiënt beheren van to do-lists was voorheen al een hele uitdaging en afgelopen weken is het door de social distancing en het thuiswerken niet gemakkelijker op geworden. Des te meer als die to do’s ook nog eens verdeeld zijn over verschillende teamleden. Een mens kan van minder niet slapen. Hoe blijf je tijdens deze crisis op de hoogte van wie wat gaat doen? Hoe behoud je overzicht over de verschillende taken en dus vooruitgang van jouw projecten? Hoe vermijd je frustraties en demotivatie in een periode waarin kort op de bal spelen allesbehalve evident is?

Zoals beloofd, reiken we elke week een tool aan uit de Lean Six Sigma-methodiek om het ook op afstand werkbaar te houden. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je een Kanban-bord, één van de bekendere tools in Lean Management, kan inzetten om jouw to do’s op te volgen zonder er slapeloze nachten aan over te houden.

Wat is Kanban?

Kanban betekent letterlijk ‘signaal’ en dat is ook precies het idee: door middel van een simpele en voor iedereen te begrijpen visualisatie zorgen dat er een duidelijk signaal wordt gegeven. Vooral langs productielijnen en in magazijnen zien we vaak het gebruik van Kanbantools. Denk aan een signaalkaart met een bepaalde kleur die omhoog kan tijdens de productie en op deze manier aan de bevoorraders aangeeft dat er extra onderdelen nodig zijn. Of wanneer een artikel wordt weggenomen uit een rek en daardoor de voorraad onder een bepaald niveau zakt, verschijnt een rode lijn. Deze lijn geeft visueel weer dat er een vooraadtekort dreigt. Dit zijn beide voorbeelden van signalen. Zelfs thuis kan je op een gelijkaardige manier bijhouden wanneer het bijvoorbeeld tijd is om melk, spaghetti of toiletpapier mee te brengen. Daar kunnen hamsteraars alvast iets van leren!

Wat heeft dit te maken met to do’s?

Kanban maakt gebruik van een pull-systeem dat ervoor zorgt dat bijvoorbeeld bij het voorraadbeheer in magazijnen op het juiste moment onderdelen worden aangevuld. Hetzelfde systeem kan je hanteren om ‘just-in-time’ taken in je work flow te betrekken. Concreet: pas wanneer een taak is afgewerkt, kan er een nieuwe taak worden toegevoegd aan jouw takenlijst. Op deze manier benoem je op een heel visuele manier prioriteiten in je waarschijnlijk eindeloze to do-list en wordt je niet verstrooid door andere net niet even belangrijke taken. Want geef toe, we maken niet altijd even logische keuzes als het op prioriteiten aankomt?

Hoe kan zo’n Kanban-bord eruit zien in de praktijk?

Er is geen bewezen format specifiek voor to do’s, maar als wij er eentje zouden inrichten met de Kanban-methodiek in het achterhoofd, zouden we het als volgt aanpakken. Om te beginnen zorg je voor een bord dat uit 3 kolommen bestaat. De eerste kolom noem je bijvoorbeeld ‘Backlog’. Deze kolom wordt een verzameling met alle taken die nog moeten gebeuren, maar nu even geen prioriteit zijn. Een tweede kolom noem je ‘In Progress’ om aan te duiden aan welke taken momenteel wordt gewerkt en een derde kolom noem je ‘Completed’. Deze taken zijn helemaal afgewerkt.

Het spreekt voor zich dat je de kolommen natuurlijk ook anders kan benoemen, mocht je jezelf comfortabeler voelen bij een andere benaming. Je kan het Kanban-bord zelfs uitbreiden met extra statussen mocht dit beter aan je noden voldoen maar respecteer de Kanban-filosofie en hou het dus simpel. Wij houden het in deze blog bij drie kolommen omdat we vooral het onderliggende systeem duidelijk willen maken. Als laatste noteer je elke taak in je to do-list op een afzonderlijke post-it en je kleeft alle post-its in de eerste kolom.

Nu kan je een pull-systeem creëren door een maximum te kleven op het aantal taken dat ‘In Progress’ kan zijn. Kies je bijvoorbeeld om gelijktijdig maximum aan twee taken te werken, kan je nu uit je ‘Backlog’ twee taken kiezen die absolute prioriteit krijgen. Deze taken kleef je in de tweede kolom en ga je vervolgens aan werken. Eenmaal een taak is afgewerkt, kleef je de post-it in de derde kolom. Hierdoor heb je terug plaats in de tweede kolom want daar mogen er maximum twee taken kleven. Je kiest opnieuw een taak uit de eerste kolom waar je nu aan gaat werken en kleeft deze taak in de tweede kolom, enzoverder.

Hetzelfde kan je doen voor één of meerdere teamgenoten op een tweede en een derde lijn. Je verzamelt alle taken die je collega nog moet uitvoeren in de eerste kolom, je houdt bij waar ze momenteel aan werken in de tweede kolom en wat klaar is gooi je in de derde kolom. Hebben ze maar één of geen post-its in de tweede kolom, dan kan je een nieuwe taak in hun flow brengen, maar respecteer dus altijd het vooropgestelde maximum post-its ‘In Progress’. Allemaal erg efficiënt dus!

Nood aan een digitaal alternatief?

Onlangs hadden we het in onze blogs al over een digitaal verbeterbord via Trello en ook bij onze vergelijking van online brainstormtools kwam dit platform aan bod. Het is dus misschien geen verrassing dat ook een digitaal Kanbanbord zeker via Trello kan verlopen. Je begint met een blanco bord en maakt simpelweg per kolom een lijst, elke taak wordt een Trello-kaart en je kan op deze taak gemakkelijk jouw teamgenoten aanduiden om het rijensysteem na te bootsen. Meer nog, je kan data toevoegen of taken gaan taggen per thema. De mogelijkheden zijn even eindeloos als mijn – en misschien jouw? – to do-list.

Een Kanban-geïnspireerde to do-list is dus zeker een visuele managementtool die de kracht heeft om takenlijsten per team of jouw persoonlijke to do-list te structureren en verduidelijken. Niet alleen in crisistijd trouwens. Ook wanneer de rust terugkeert, kan je zeker blijven verder werken op deze manier om zonder stress jouw work flow te beheren.

Heb je zelf ook een efficiënte manier om jouw taken te beheren? Hoe ging jij om met de toegenomen druk van afgelopen weken? Deel het met ons en misschien gaat onze volgende blog wel over jouw aanpak! Overleg je graag even met onze medewerkers over de mogelijkheden van deze tool of de Lean Six Sigma-methodiek als geheel? Neem dan zeker contact op met ons, we blijven je graag zoveel mogelijk ondersteunen met onze expertise in deze ongetwijfeld stressvolle periode.