€15.000 besparen met de Six Sigma tool: DMAIC

Een cursus volgen die tijdens het opleidingstraject al direct geld voor je bedrijf oplevert? Het kan bij The Lean Six Sigma Company! Twee werknemers van de Haagse vervoersmaatschappij HTM Personenvervoer namen voor hun praktijkopdracht in de green belt cursus het factureringsproces onder de loep. Ze stelden een verbeterplan op en realiseerden al meteen een kostenbesparing van 15.000 euro. Benieuwd hoe dit gegaan is? Je leest het in deze blog.

Voor de praktijkopdracht in de green belt opleiding wilde HTM personenvervoer de kwaliteit van het facturatieproces, met name de driewegmatching of ‘direct matching’, verbeteren en daardoor kosten verminderen. Het project heeft dan ook een duidelijke doelstelling. Het streven is om 80% van de facturen zo te (laten) maken opdat de verwerking  direct kan gebeuren.

Om een factuur onmiddellijk betaalbaar te maken, moet er een directe match zijn tussen order, ontvangst en factuur. Is die match er niet, dan betekent dit extra administratie en dus extra kosten om de juiste order bij de juiste factuur te zoeken. Voor het project was de geschatte directe matching 10%. Het doel is dit getal te verhogen. Hoe hoger dit percentage, hoe lager de kosten voor het bedrijf om facturen te verwerken.

Vijf verschillende fases

Tijdens het project maken de cursisten gebruik van de Six Sigma tool DMAIC wat staat voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Deze veelgebruikte tool uit de Lean Six Sigma methodieken heeft al bij vele projecten zijn meerwaarde bewezen.

Tijdens de Define-fase stellen de deelnemers een projectcharter op. Hierin leggen ze de afspraken en doelstellingen van het project vast. Ook stellen ze een team samen. De Measure-fase begint met het uitvoeren van een nulmeting. Dit gebeurt op basis van bestaande data. In deze fase is het mogelijk om de eerste conclusies te trekken. Een voorbeeld hiervan is de vaststelling dat bepaalde afdelingen alvast geen invloed hebben op het proces.

In de Analyse-fase krijgen de cursisten een aantal tools uit de opleiding aangereikt om de oorzaken van het lage percentage driewegmatching vast te stellen. Uit de analyse van het facturatieproces bij HTM personenvervoer blijkt dat het percentage direct matching op dit moment 36% is. Alvast een stuk hoger dan de eerder ingeschatte 10%! Tijdens de Improve-fase gaan de deelnemers volop brainstormen en volgt een pilot waarin de optimale oplossing bepaald en getoetst wordt. Als iedereen tevreden is, volgt tot slot nog de Control-fase. Hierin bekijkt het team hoe de oplossing verder uit te rollen binnen de gehele organisatie. Ook stellen de cursisten een controleplan op om het matchingspercentage periodiek te meten. En direct bij te sturen, als dat nodig is natuurlijk.

Snellere doorlooptijd

Door dit Lean Six Sigma project is het percentage van directe matching bij de HTM verhoogd naar 91%. Daarnaast is de doorlooptijd van het proces gehalveerd. Dit komt doordat er een nieuwe manier van werken is geïntroduceerd. Daarbij is de samenwerking tussen verschillende afdelingen verbeterd doordat het project gezamenlijk is aangepakt. Al deze verbeteringen hebben een kostenbesparing van €15.000 opgeleverd. Een resultaat waar de cursisten trots op mogen zijn!

Is Lean Six Sigma iets voor jou?

We willen de cursisten feliciteren met dit knappe resultaat. Wil jij net als deze cursisten een proces verbeteren? Bekijk dan eens ons opleidingsaanbod. Er zijn cursussen op allerlei niveaus.