Het medicatieproces verbeteren met Lean Six Sigma

Zonnehuisgroep Vlaardingen is een organisatie die zorg verleent aan kwetsbare ouderen. Naast ouderen die er wonen, zijn er ook ouderen die komen voor revalidatie. Het medicatieproces is ontzettend belangrijk, de foutmarge moet in dit proces minimaal zijn. Cursiste Monique Ultee is tijdens dit Lean Six Sigma project aan de slag gegaan om de foutmarge tijdens het uitdelen van medicatie te verminderen. In deze blog lees je hoe ze dit gedaan heeft.

De foutmarge verlagen als doelstelling

Het medicatieproces vindt 4 keer per dag plaats. Daarbij zijn er veel mogelijkheden om fouten te maken tijdens het delen van medicatie, het wordt namelijk handmatig gedaan. ‘De klant’ is tevreden als hij/zij de juiste medicatie op de juiste dag en tijdstip krijgt. Daarbij moet de medicatieveiligheid altijd gewaarborgd blijven. Het doel van het project is om de foutmarge van 25% te halveren.

Data analyseren en oorzaken onderzoeken

Allereerst heeft cursiste Monique Ultee de aanwezige data geanalyseerd. Daarna heeft ze een eigen meting gedaan. Er bleek dat er een groot verschil zat tussen de verschillende data. Hierin viel op dat fouten worden gemeld, maar dat de het percentage dat daadwerkelijk gemeld wordt erg laag ligt. Na deze meting is er een projectgroep samengesteld. Deze bestaat uit verschillende medewerkers die die betrokken zijn bij het uitdelen van medicatie. Met deze projectgroep zijn alle randvoorwaarden van het proces doorlopen en geanalyseerd. Daarbij zijn er door middel van workshops en brainstormsessies mogelijke oplossingen onderzocht. Alle gegevens die hieruit zijn gekomen, zijn verwerkt in een plan van aanpak.

Visueelmanagement toepassen om het project succesvol te maken

Het plan van aanpak is uitgevoerd gedurende 4 maanden. Om dit succesvol te maken heeft er de nodige coaching plaatsgevonden. Daarbij is er visueelmanagement ingezet. Dit is gedaan door middel van verbeterborden en iedere dag een dagstart in te plannen. Dit heeft bijgedragen aan de bereidheid om continu te verbeteren. Daarnaast zijn er presentaties gehouden bij verschillende lagen in de organisatie: het managementteam, de artsen en de medicijncommissie.

Foutmarge vermindert van 22% naar 1,5%

Het project heeft een aanzienlijke verbetering opgeleverd. De foutmarge tijdens het medicatieproces is verminderd van 22% naar 1,5%. Hiermee is de doelstelling overtroffen. Een knap resultaat! Bij dit resultaat blijft het niet, de doelstelling is om de foutmarge nog verder te verlagen naar minder dan 0,5%.

De lessen die de cursiste heeft geleerd

Een belangrijke les die Monique Ultee heeft geleerd is dat Lean Six Sigma niet enkel een procedure is die moet worden uitgevoerd. De medewerkers moeten bij het gehele proces betrokken worden. Daarbij moeten ze de juiste begeleiding en ondersteuning krijgen om het project tot een succes te maken.

Zelf ook aan de slag gaan met Lean Six Sigma?

Wil jij ook aan de slag met Lean Six Sigma? We hebben een ruim opleidingsaanbod voor verschillende niveaus. Neem eens contact met ons op en we bekijken samen de mogelijkheden.