Houvast en verbondenheid, ook via een digitaal verbeterbord

Om te beginnen is het belangrijk te weten dat ons team elke donderdagochtend samenkomt in ons kantoor in Antwerpen om aan ons fysiek verbeterbord een stand-up meeting te houden. Dit wekelijkse overlegmoment is voor ons de ideale opportuniteit om de lopende zaken met elkaar te bespreken, om nieuwe ideeën uit te wisselen en om nieuwe verbeterprojecten aan te vatten. Het geeft ons team een houvast om de juiste beslissingen te maken en de juiste prioriteiten te leggen. Maar toen werd het steeds duidelijker dat fysiek samenkomen geen evidentie meer was en dat de komende weken thuiswerk de nieuwe norm zou worden.

De uitbraak van het coronavirus dwong ons om op zoek te gaan naar een nieuwe en digitale manier om ons team hecht bij elkaar te houden. En niet alleen bij elkaar, maar ook met de structuren die we als team gewend zijn. Enkel contact houden via videogesprekken was op zich niet voldoende en de behoefte aan een digitaal verbeterbord kwam bovendrijven. We zochten een manier om informatie te bundelen, om onze communicatie op elkaar af te stemmen en om elkaar op de hoogte te blijven houden tijdens deze crisis. Vanzelfsprekend geloven we er wel nog steeds in dat de kracht van het verbeterbord in een fysieke samenkomst zit, maar in een crisistijd moeten we nu eenmaal creatief omgaan met beperkingen. Met deze blog willen we je dan ook inspireren en tonen hoe wij aan de hand van Lean Management ons team meer structuur hebben geboden bij de huidige virtuele manier van samenwerken.

De impact van de coronacrisis

Momenteel krijgen bedrijven of teams dagelijks heel veel input te verwerken. Denk aan informatie vanuit de overheid, de Wereldgezondheidsorganisatie, kranten, social media… maar ook van hun eigen netwerk, klanten, leveranciers… En aan de hand van die informatie worden dagelijks nieuwe beslissingen genomen over de huidige prioriteiten, strategieën, afspraken, werkmethoden, zeker- en onzekerheden… We bevinden ons in een gigantische turbulente tijd waarin we als individu niet meer op elk moment weten wat er nu precies op ons afkomt. Bovendien werken plots heel veel mensen van thuis. Elke vorm van face-to-face contact, zowel professioneel, als de small talk onder collega’s, is verdwenen. Snel even aftoetsen along the way kan niet meer, een korte update bij de lunch is in rook opgegaan en ook jouw eerste hulp bij problemen of onduidelijkheden is weg. Heel veel communicatie gebeurt plots via e-mail of telefoon en beide staan helaas niet bekend voor hun perfecte overdracht in toon, expressie of context. Informatie wordt erg snel fout geïnterpreteerd, achterhaald of vervangen en er ontstaat rework, frustratie en onbegrip.

Nuttige tools

Het was vanuit deze setting, maar zeker ook vanuit deze vrees, dat we dagelijks een digitale stand-up in het leven riepen. We gebruiken hiervoor twee tools: een eerste om videogesprekken te organiseren, een tweede om ons verbeterbord online weer te geven.

(1) De eerste spreekt wat voor zich: een tool waarbij het volledige team – bij ons is dat een tiental mensen – kunnen inbellen met geluid en beeld. Het aanbod is hier erg ruim en de bekendste is waarschijnlijk Skype (for Business). Toch zijn ook professionele alternatieven die beschikken over videocalls zoals Microsoft Teams, Slack… zeker het overwegen waard en ook de apps die we dagelijkse gebruiken zoals WhatsApp of Facebook Messenger kunnen redding brengen. Heb je nog geen tool voor videogesprekken? Lees dan zeker ook volgende blog “Top 20 Skype for Business Alternatives for 2020 and Beyond”. Deze blog is wel in het Engels geschreven, maar je krijgt een erg uitgebreid overzicht van dergelijke tools.

(2) De tweede tool is een Kanban-bord dat voor alle teamleden zichtbaar is en tijdens de stand-up live kan bewerkt worden. Ook hier heb je verschillende mogelijkheden, maar zelf gebruiken we Trello. Het handige aan Trello is dat je eigenlijk met een leeg account begint en overeenkomstig de structuur die je wenst, zelf borden, lijsten en kaarten kan gaan aanmaken. Deze tool leent zich minder goed voor complexe projecten, maar voor een duidelijk leesbaar en gebruiksvriendelijk verbeterbord is het zeker een aanrader! Zelfs in complexe bedrijfsomgevingen.

De structuur van een digitaal verbeterbord

Onze digitale meeting duurt maximum 30 minuten en heeft als doel om dagelijks het team kort en krachtig bij elkaar te brengen zodat iedereen maximaal kan blijven bijdragen aan de operationele voortgang van het bedrijf. Vermits het korte tijdsbestek, is een vaste agenda essentieel. Bij ons bestaat deze agenda uit vier blokken:

• Is iedereen gezond en wel? Hoe gaat het met onze teamleden en hun gezin? Probeer ondanks de digitale setting, zeker de menselijke factor erin te houden.
• Welke nieuwe input is er sinds onze laatste stand-up? Zowel vanuit de overheid, als vanuit onze klant, maar ook zaken – trends, gedrag, concerns… – die we zelf hebben opgepikt.
• Waar staan we met de huidige to do’s? We overlopen recente activiteiten, sturen prioriteiten bij indien nodig, geven elkaar feedback. We stellen en beantwoorden vragen.
• We ronden af met de conclusie van de stand-up. Welke nieuwe acties zijn er uitgetekend? Waarmee gaan we vandaag aan de slag? Na deze stap kan iedereen terug verder werken.

Voor de duidelijkheid hebben we deze agenda ook effectief op het verbeterbord geplaatst (zie hieronder / klik op de afbeelding om te vergroten) en die kan natuurlijk ook gefinetuned worden als iemand een verbeterd alternatief of een extra rubriek bedenkt. Niet alleen tijdens de stand-up, maar ook doorheen de werkdag, passen teamleden het verbeterbord aan want deze aanpassingen worden sowieso opgepikt tijdens de volgende stand-up. Op deze manier, blijft het bedrijf draaien en kunnen we snel schakelen om voor onze klanten en eigen medewerkers, de beste aanpak te bedenken in deze coronacrisis.

Zelf ook aan de slag?

Benieuwd hoe je zelf ook een digitaal verbeterbord kan implementeren? Heb je nog vragen over hoe je zo’n stand-up digitaal kan organiseren en concretiseren? Of ben je zelf al aan de slag gegaan met bepaalde tools of methodieken en deel je ze graag met ons? Aarzel dan niet om ons te contacteren, we blijven je graag met onze expertise ondersteunen!