Structuur in een proces aanbrengen, het kan met Lean Six Sigma

Bij het bedrijf Ducor is er een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem geïmplementeerd. ERP is software die een organisatie ondersteunt met allerlei processen. Hierdoor kunnen de verschillende bedrijfsactiviteiten efficiënter worden uitgevoerd. Het is tijdens de implementatie van belang dat er een duidelijke werkwijze wordt geïntroduceerd waardoor incidenten binnen het bedrijf meteen worden opgelost. Cursiste Sylvia Blok is in combinatie met Lean Six Sigma hiermee aan de slag gegaan.

Wat doet de organisatie?

Ducor is een organisatie die chemische halffabricaten produceert. Van deze halffabricaten worden kunststof producten gemaakt. Dit Lean Six Sigma project is gestart omdat het managementteam en de eindgebruikers van het systeem baat hebben bij een geoptimaliseerd proces.

Hoe was de situatie voorafgaand aan het Lean Six Sigma project?

De situatie voor het project was dat er meer incidenten waren dan voorheen en dat de oplostijd hiervan gemiddeld 29 dagen was. De doelstelling die Sylvia Blok heeft gesteld is om de oplostijd te verminderen met 50%. Daarnaast moeten fouten in het systeem worden opgelost en moet er structuur worden aangebracht in het systeem.

Het bedrijfsproces in kaart brengen?

Aan de hand van de Six Sigma tool DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve en Control) is cursiste Sylvia Blok aan de slag gegaan. In eerste instantie is het volledige bedrijfsproces in kaart gebracht. Dit heeft de cursiste samen met het managementteam en alle eindgebruikers gedaan. Vervolgens zijn diverse Lean Six Sigma tools ingezet om verspillingen te definiëren. Daarnaast zijn er ontbrekende functionaliteiten ontdekt in het systeem.

Een nieuw registratie- en meetsysteem

Samen met het projectteam is er een nieuw registratie- en meetsysteem opgezet. Hiermee kunnen incidenten nauwkeurig worden bijgehouden. Daarnaast kan er per gebruiker van het systeem worden bijgehouden wanneer en hoe vaak deze een incident meldt. Na een meting van 6 weken is gebleken dat er een aantal onderdelen in het proces zijn waar meer dan gemiddeld incidenten worden gemeld. Vanuit hier kunnen er oplossingen gericht worden op een specifiek onderdeel in het proces.

De oplossingen:

Uiteindelijk heeft cursiste Sylvia Blok samen met haar projectteam een aantal oplossingen doorgevoerd. Zo worden eindgebruikers nu opgeleid om het ERP-systeem beter te kunnen gebruiken. Daarbij krijgen ze meer ondersteuning in het proces. Daarnaast zijn er mensen ingezet die veel kennis hebben van het systeem. Zij krijgen nu als eerste te maken met incidenten en vragen omtrent het ERP-systeem. Hierdoor kunnen zij nu als eerste incidenten in een proces oplossen.

Het aantal incidenten met 50% verminderd

Het resultaat mag er zijn: het aantal incidenten is van gemiddeld 50 per maand verminderd naar 25 per maand. Daarnaast zijn er grote stappen gezet om de oplostijd te verminderen. Voorafgaand aan het project was de oplostijd 29 dagen. Deze is nu verminderd naar slechts 3,5 dag! Hierdoor kunnen eindgebruikers sneller en efficiënter hun werkzaamheden uitvoeren. Hoewel de verbetering nog niet financieel is uit te drukken, is er al wel €20.000 bespaard. Dit komt doordat er veel minder consultancy uren worden ingezet. Daarnaast is de tevredenheid onder werknemers over het bedrijfsproces toegenomen. Waar eerst 80% ontevreden was over het systeem, is nu 80% uitermate tevreden over het proces. Resultaten waar Sylvia Blok trots op mag zijn!

Is Lean Six Sigma ook iets voor jou?

Wil jij ook een ingewikkeld bedrijfsproces verbeteren? Bekijk dan eens ons opleidingsaanbod. We hebben allerlei Lean Six Sigma opleidingen voor verschillende niveaus.