La théorie des contraintes en renfort pour lutter contre le Coronavirus

Roosen, I. (2020, 27 mars). COVID-19, département de UZA [foto]

Cette crise sanitaire du Coronavirus touche paradoxalement notre pays (et pas que le nôtre !). D’un côté, nous constatons un ralentissement important de l’activité économique et de l’autre, nous observons une forte pression sur notre système de santé. Tout le personnel du service des soins de la santé travaille d’arrache-pied pour freiner la propagation de ce virus. Nous leur tirons notre chapeau pour cela ! Mais savez-vous qu’en arrière-plan, ils sont épaulés par des soutiens pas forcément visibles et connus de tous? L’un d’entre eux nous intéresse particulièrement, car nous l’enseignons lors de nos formations : la théorie du goulot d’étranglement ou la théorie des contraintes. Avec deux de nos étudiants qui suivent actuellement le programme Black Belt Lean Six Sigma à Artevelde University College, à savoir Zeff Cosemans (coordinateur des catastrophes à l’hôpital Maas & Kempen) et Ingrid Roosen (coordinatrice qualité et Lean à l’hôpital universitaire) Anvers), nous vous expliquons la Théorie des Contraintes (TOC) appliquée au service des soins de la santé pour lutter contre le Coronavirus .

Flashback rapide : début mars, nous avons été confrontés à des questions telles que « Tout le monde respecte-t-il les mesures de distanciation sociale ? La capacité des hôpitaux est-elle suffisante ? Et qu’en est-il des équipements de protection comme les masques ? Toutes ces ressources sont-elles utilisées de manière à ce que chaque malade soit traité aussi bien et aussi rapidement que possible ? »

En plus de tous ces doutes, le nombre de patients atteints du Corona en Belgique commençait à augmenter de façon exponentielle. Pour contrôler cette croissance, le gouvernement a alors décidé de prendre des mesures drastiques (#flattenthecurve) pour limiter la pression sur nos hôpitaux. Une bonne décision sans aucun doute. Cependant, les hôpitaux pour pouvoir faire face à cette augmentation exponentielle doivent s’organiser. Et c’est là qu’ils peuvent compter sur ce soutien dont on vous parlait en introduction : la théorie des contraintes de Goldratt, également connue sous le nom de théorie du goulot d’étranglement.

La théorie des contraintes appliqué au service des soins de la santé  pour lutter contre le Coronavirus

Dans le livre « The Goal », E. Goldratt a décrit l’effet négatif d’un processus de goulot d’étranglement dans un flux de production. L’accumulation de marchandises en attente, la gestion des stocks en croissance, la surcharge de capacité, les délais de livraison plus longs et la frustration qui découle des employés et des clients sont autant d’exemples de symptômes directement attribuables au principe du goulot d’étranglement. En cinq étapes simples, Goldratt a développé une approche pour identifier et éliminer systématiquement les goulots d’étranglement dans les processus. Actuellement, l’application de ces étapes se reflète très clairement dans les actions entreprises par le secteur de la santé et les gouvernements pour gérer les pressions croissantes des processus de santé. Comment ces étapes fonctionnent-elles ? Ensemble, ci-dessous, découvrons comment les service des soins de la santé applique les 5 étapes de la théorie des contraintes pour lutter contre le Coronavirus.

Étape 1 – Identifier le goulot d’étranglement

Mettre en évidence le ou les processus qui doivent faire face à des temps d’attente ou retards les plus élevés.

Les hôpitaux ont actuellement une capacité suffisante pour recevoir des patients et fournir des soins personnalisés. Cependant, si l’admission de patients en soins intensifs dépasse la capacité de lits de soins intensifs (unité de soins intensifs) ou que le personnel médical diminue parce qu’ils tombent eux-mêmes malades, cela crée l’apparition de goulots d’étranglement.

Par exemple, les services d’urgence, les soins intensifs et le service d’admission COVID-19 sont des lieux susceptibles de se transformer en goulot d’étranglement. Il est donc impératif que des pénuries n’émergent pas à ces endroits et ne ralentissent pas le processus hospitalier. Comme nous sommes confrontés à un nouveau virus, le nombre de tests Corona a été limité au début de cette crise. De plus, beaucoup de choses dont nous disposions largement en période « avant Corona » sont maintenant soudainement limitées : équipements de protection individuelle tels que des tabliers, des lunettes, des gants, de l’alcool pour les mains et des masques buccaux.

Étape 2 – Utiliser la capacité du goulot d’étranglement

Garder les goulots d’étranglement en cours d’exécution pour assurer la continuité du processus.

Diverses mesures sont prises afin d’empêcher les hôpitaux d’offrir des soins sur mesure. Par exemple, au niveau national, le nombre de lits de soins intensifs nécessaires est déterminé en tenant compte de la durée moyenne de séjour des patients. Cette prévision est basée sur des données prédictives basées, entre autres, sur les courbes des régions gravement touchées telles que la Lombardie (Italie) et Wuhan (Chine). En outre, le nombre nécessaire de prestataires de soins par groupe professionnel est également déterminé et diverses actions sont lancées pour fournir suffisamment de masques pour le service des soins intensifs. De cette façon, l’admission des personnes malades n’est jamais compromise et les ressources sont allouées aux goulots d’étranglement adéquats, afin que le processus de soins puisse continuer à fonctionner à tout moment.

Étape 3 – Aligner les processus sur le goulot d’étranglement

Respecter la vitesse du goulot d’étranglement, car elle détermine la vitesse du processus.

Pour atténuer l’afflux de patients, des campagnes sont lancées afin de favoriser la distanciation sociale. Des campagnes de communication tels que Les hashtags #stay@home et #flattenthecurve visent l’ensemble de la population, elles sont relayées via les médias sociaux. Le gouvernement prend les mesures nécessaires pour contenir la propagation du virus et les données sont communiquées quotidiennement par le Service public fédéral de la Santé et le Centre de crise. Grâce à ces mesures et actions, la propagation est freinée, réduisant ainsi la pression sur le secteur des soins de la santé. Les hôpitaux ne sont donc pas encombrés pour soigner tous les patients.

De plus, sur la base d’un modèle mathématique, ces derniers évaluent quotidiennement leur personnel pour les jours suivants et ajustent la capacité en lits si nécessaire. À titre d’exemple, à l’hôpital Maas & Kempen, une section du service a été initialement réservée à huit patients Corona, puis un service complet pour 20 cas infectés, ensuite deux services, avec un service hébergeant les patients suspects et un autre dédié aux cas confirmés.

“I stay at work for you, you stay at home for us!”- Zeff Cosemans, coordinateur des catastrophes à l’hôpital Maas & Kempen

Étape 4 – Améliorer le goulot d’étranglement

Augmenter la capacité du goulot d’étranglement, car cela augmente la capacité de l’ensemble du processus.

Seule une amélioration du goulot d’étranglement améliorera le débit du processus. Pour cela, la capacité des hôpitaux est augmentée en mettant à disposition des lits supplémentaires : toutes les interventions électives sont reportées et les consultations moins urgentes sont annulées. Des initiatives sont également prises à plus grande échelle pour accroître leur capacité. Dans certains pays, les salles de conférence sont aménagées en hôpitaux.

Plus près de chez nous, à l’hôpital universitaire d’Anvers, la situation est actuellement bien maîtrisée, mais un plan a déjà été élaboré pour faire face à un éventuel problème de lits manquants. Dans un tel scénario, l’unité de soins intensifs (USI) sera convertie en USI COVID. D’autres départements tels que l’Unité de soins post-anesthésie et l’Unité de soins moyens seront alors reconverties en unités de soins intensifs pour augmenter la capacité totale des lits de soins intensifs.

Supposons que, malgré les interventions ci-dessus, la capacité maximale absolue de lits soit atteinte, les patients seront transférés vers d’autres grands hôpitaux ou centres universitaires. En agissant de la sorte, le goulot d’étranglement d’un hôpital surchargé est allégé et la capacité d’un autre centre hospitalier, qui n’a pas encore été utilisée de manière optimale, est à l’inverse mieux utilisée.

Concernant le personnel médical, des actions sont également entreprises. Aussi bien les médecins que les infirmières se forment pour devenir membres du personnel des soins intensifs. Le personnel paramédical est, quant à lui, appelé pour apporter des échantillons au laboratoire ou pour fournir du matériel. Le fait de rapprocher les fournitures de saisie permet également de gagner du temps de déplacement, et par conséquent, les patients sont traités en même temps. Les hôpitaux ont donc appliqué les principes du Lean, car chaque seconde compte lors de l’optimisation du goulot d’étranglement. À l’hôpital  Maas & Kempen, les respirateurs ont même été rénovés pour permettre à deux à quatre patients de respirer simultanément avec un seul appareil.

Étape 5 – Revenir à la première étape

L’amélioration continue reste l’objectif : identifier et optimiser les goulots d’étranglement, encore et encore.

«De nouveaux processus (de soins) sont conçus à un rythme rapide, à partir des besoins en constante évolution de la population de patients. La culture Lean présente dans les hôpitaux permet de s’adapter rapidement et ce, de manière efficace et efficiente.» – Ingrid Roosen, coordinatrice Qualité et Lean à l’hôpital universitaire d’Anvers

L’amélioration ou même la suppression d’un goulot d’étranglement crée automatiquement un nouveau goulot d’étranglement. C’est pourquoi le personnel de l’hôpital Maas & Kempen se réunit tous les jours à 10 h et 15 h pour discuter des goulots d’étranglement actuels ainsi que de nouveaux qui seraient apparus. Le but est de reprendre si nécessaire les mesures. Et ils prévoient de continuer ainsi jusqu’à ce que le dernier patient soit soigné, merci à eux !

Nous tenons à remercier en particulier Zeff Cosemans, coordinateur des catastrophes à l’hôpital Maas & Kempen et Ingrid Roosen, coordinatrice qualité et Lean à l’hôpital universitaire d’Anvers de nous avoir aidés à développer cet article. Ce fut un privilège de pouvoir découvrir les coulisses du secteur des soins de la santé durant cette crise sanitaire.

Vous avez des problèmes de goulot d’étranglement dans vos processus? Tout comme le service des soins de la santé qui utilise la théorie des contraintes pour lutter contre le coronavirus, vous voulez l’appliquer à vos process défaillants? Contactez-nous, c’est avec plaisir que nous vous épaulerons.