{"id":3936,"date":"2020-03-27T15:02:20","date_gmt":"2020-03-27T14:02:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.theleansixsigmacompany.be\/fr\/?p=3936"},"modified":"2020-03-27T16:05:30","modified_gmt":"2020-03-27T15:05:30","slug":"comment-structurer-ses-reunions-grace-a-un-tableau-d-amelioration-numerique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.theleansixsigmacompany.be\/fr\/blog\/general\/comment-structurer-ses-reunions-grace-a-un-tableau-d-amelioration-numerique\/","title":{"rendered":"Comment structurer ses r\u00e9unions gr\u00e2ce \u00e0 un tableau d’am\u00e9lioration num\u00e9rique?"},"content":{"rendered":"

Comme toute \u00e9quipe, nous avons nos habitudes. Nous nous r\u00e9unissons tous les jeudis matin dans notre bureau d\u2019Anvers. Malheureusement, due \u00e0 la crise du coronavirus et aux mesures de confinement, les rassemblements physiques deviennent proscrits et la communication de notre \u00e9quipe risque d\u2019\u00eatre mise \u00e0 mal. Alors pour maintenir cette r\u00e9union entre nous, nous avons cherch\u00e9 de quelle mani\u00e8re nous pourrions transposer notre tableau d’am\u00e9lioration physique\u00a0 en r\u00e9union virtuelle structur\u00e9e. Sans grande surprise, nous avons utilis\u00e9 le Lean Management pour nous y aider. Dans ce blog, nous vous \u00a0partageons les outils mis en place et esp\u00e9rons que cet article vous inspirera\u00a0!<\/strong><\/p>\n

Un jeudi matin typique dans les coulisses The Lean Six Sigma Company Belgium<\/h2>\n

Tous les jeudis matins, notre \u00e9quipe se r\u00e9unit dans notre bureau d\u2019Anvers. Ce moment est d\u00e9di\u00e9 \u00e0 notre \u00ab\u00a0stand up meeting\u00a0\u00bb<\/strong>. En gros, nous nous tenons tous debout face \u00e0 notre tableau d\u2019am\u00e9lioration physique. Ces rendez-vous hebdomadaires constituent l\u2019 occasion id\u00e9ale de discuter de l\u2019actualit\u00e9, d\u2019\u00e9changer de nouvelles id\u00e9es et de d\u00e9marrer de nouveaux projets d\u2019am\u00e9lioration.\u00a0 \u00c0 l\u2019issue de ces r\u00e9unions, notre \u00e9quipe sait quelles sont les bonnes d\u00e9cisions \u00e0 prendre et quelles sont les priorit\u00e9s. Mais avec le contexte actuel, il devenait de plus en plus clair que le rassemblement physique serait proscrit. Le homeworking deviendrait alors la nouvelle norme \u00e0 adopter.<\/p>\n

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Tous les jeudis matins, notre \u00e9quipe se r\u00e9unit dans notre bureau d\u2019Anvers. Ce moment est d\u00e9di\u00e9 \u00e0 notre \u00ab\u00a0stand up meeting\u00bb.\u00a0Mais avec le contexte actuel, il devenait de plus en plus clair que le rassemblement physique serait proscrit. Le homeworking deviendrait alors la nouvelle norme \u00e0 adopter.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Comment continuer \u00e0 maintenir cette r\u00e9union en cette p\u00e9riode de crise\u00a0?<\/h2>\n

L’\u00e9pid\u00e9mie de coronavirus nous a forc\u00e9s \u00e0 trouver une mani\u00e8re virtuelle de garder le contact entre les membres de notre \u00e9quipe.<\/strong> Mais pas uniquement\u00a0! En effet, comment faire pour maintenir la communication avec les organisations avec lesquelles nous sommes habitu\u00e9s \u00e0 travailler\u00a0? Tr\u00e8s rapidement, nous nous sommes aper\u00e7us que des appels vid\u00e9os ne seraient pas suffisants. Nous recherchions non seulement \u00e0 regrouper les informations, coordonner notre communication, mais \u00e9galement nous tenir inform\u00e9s mutuellement pendant cette p\u00e9riode trouble. Comme une \u00e9vidence, l\u2019utilisation d\u2019un tableau de bord num\u00e9rique est alors apparue aux yeux de tous<\/strong>. Bien s\u00fbr, nous d\u00e9fendons toujours que la force d\u2019un conseil d\u2019am\u00e9lioration d\u00e9coule d’une r\u00e9union physique. Mais en temps de crise, nous avons d\u00fb contourner le probl\u00e8me de mani\u00e8re cr\u00e9ative. Et nous l\u2019avons fait en utilisant le Lean Management<\/a>.<\/p>\n

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Comment faire pour maintenir la communication entre les membres de notre \u00e9quipe et avec les organisations avec lesquelles nous sommes habitu\u00e9s \u00e0 travailler\u00a0? En ces temps de crise, nous avons d\u00fb contourner le probl\u00e8me de mani\u00e8re cr\u00e9ative. Et nous l\u2019avons fait en utilisant le Lean Management.<\/p>\n<\/blockquote>\n

L\u2019impact de la crise coronavirus<\/h2>\n

Actuellement, les entreprises ou les \u00e9quipes doivent traiter quotidiennement de nombreuses informations. Quelles soient de la part \u00a0du gouvernement, de l’Organisation mondiale de la sant\u00e9, des journaux, des m\u00e9dias sociaux … mais aussi de leurs propres r\u00e9seau, clients, fournisseurs\u2026et sur base de toutes ces donn\u00e9es,\u00a0 elles prennent de nouvelles d\u00e9cisions sur leurs priorit\u00e9s, strat\u00e9gies, accords en cours , m\u00e9thodes de travail. Elles naviguent entre certitudes et incertitudes …<\/p>\n

Nous traversons une grande p\u00e9riode de turbulence durant laquelle, nous, en tant qu’individu, nous nous demandons ce qui nous tombe sur la t\u00eate. Pour corser le tout, \u00a0soudain, un grand nombre de personnes doivent travaillent depuis leurs domiciles. Toute forme de contact en face \u00e0 face, qu\u2019il soit professionnel ou d\u2019ordre de bavardages entre coll\u00e8gues, a disparu. Une v\u00e9rification rapide en cours de route n’est plus possible, une br\u00e8ve mise \u00e0 jour\u00a0 lors du lunch time est parti en fum\u00e9e et d\u00e9pannez \u00ab\u00a0en live\u00a0\u00bb ses coll\u00e8gues en cas de probl\u00e8mes ou d’ambigu\u00eft\u00e9s n’est plus que de l’histoire ancienne. Tout d\u2019un coup, la plupart des communications<\/strong> se produisent par e-mail ou par t\u00e9l\u00e9phone et h\u00e9las, les deux ne sont pas r\u00e9put\u00e9s pour leur parfaite transmission ni dans le ton, l’expression ou encore le contexte. Les informations sont tr\u00e8s vite mal interpr\u00e9t\u00e9es, p\u00e9rim\u00e9es ou remplac\u00e9es<\/strong>. Cela m\u00e8ne in\u00e9vitablement \u00e0 des adaptations erron\u00e9es, des frustrations et des malentendus.<\/strong><\/p>\n

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Tout d\u2019un coup, la plupart des communications se produisent par e-mail ou par t\u00e9l\u00e9phone.\u00a0Les informations sont tr\u00e8s vite mal interpr\u00e9t\u00e9es, p\u00e9rim\u00e9es ou remplac\u00e9es. Cela m\u00e8ne in\u00e9vitablement \u00e0 des adaptations erron\u00e9es, des frustrations et des malentendus.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Des outils utiles<\/h2>\n

C’est \u00e0 partir de ce cadre, mais surtout de cette peur, que nous avons mis en place chaque jour un stand-up num\u00e9rique<\/strong>. Pour cela, nous utilisons deux outils: un premier pour organiser les appels vid\u00e9o, un second pour afficher notre tableau d’am\u00e9lioration en ligne.<\/p>\n

1. Des outils pour organiser des appels vid\u00e9o<\/h3>\n

Le premier parle de lui-m\u00eame: un outil o\u00f9 toute l’\u00e9quipe, soit \u00a0une dizaine de personnes – peut se connecter avec du son et des images. L’offre ici est tr\u00e8s large et la plus connue est probablement Skype (pour les entreprises). N\u00e9anmoins, les alternatives professionnelles ayant des appels vid\u00e9o tels que Microsoft Teams, Slack … valent certainement la peine d’\u00eatre consid\u00e9r\u00e9es et les applications que nous utilisons tous les jours telles que WhatsApp ou Facebook Messenger peuvent \u00e9galement vous venir en aide. Vous n’avez pas encore d’outil d’appel vid\u00e9o? Lisez alors l\u2019article suivant \u00abTop 20 des alternatives Skype Entreprise pour 2020 et au-del\u00e0\u00bb<\/a>. Ce blog est \u00e9crit en anglais, mais l\u2019effort en vaut la peine\u00a0: \u00a0vous obtenez un aper\u00e7u tr\u00e8s complet de ces outils.<\/p>\n

2. Le tableau Kanban sous forme num\u00e9rique<\/h3>\n

Le deuxi\u00e8me outil est un tableau Kanban<\/strong> visible par tous les membres de l’\u00e9quipe pouvant \u00eatre modifi\u00e9 en direct pendant le stand-up. Ici aussi, vous avez le choix entre plusieurs options. Nous, nous utilisons d\u00e9j\u00e0 Trello<\/a> depuis longtemps. Le plus de cet outil\u00a0? Tr\u00e8s pratique, il vous permet de cr\u00e9er \u00e0 partir d\u2019un compte vierge vos propres tableaux, listes et cartes conform\u00e9ment \u00e0 la structure souhait\u00e9e. S\u2019il est moins adapt\u00e9 aux projets complexes, il est d\u00e9finitivement recommand\u00e9 pour un tableau d’am\u00e9lioration lisible et convivial<\/strong>, et ce, \u00a0m\u00eame pour des applications dans des environnements commerciaux complexes.<\/p>\n

La structure d’un tableau d’am\u00e9lioration num\u00e9rique<\/h2>\n

Notre r\u00e9union num\u00e9rique dure au maximum 30 minutes<\/strong> et vise \u00e0 rassembler l’\u00e9quipe de mani\u00e8re br\u00e8ve et efficace afin que chacun puisse continuer \u00e0 contribuer au progr\u00e8s op\u00e9rationnel de l’entreprise. \u00c9tant donn\u00e9 sa dur\u00e9e limit\u00e9e, fixer un ordre du jour fixe est essentiel. Chez nous, cet agenda se compose de 4 blocs:<\/p>\n

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  1. Tout le monde est-il en en bonne sant\u00e9? Comment vont les membres de notre \u00e9quipe et leurs familles? Malgr\u00e9 le cadre virtuel, essayez de conserver le facteur humain.<\/li>\n
  2. De quelles nouvelles informations disposons-nous depuis notre dernier stand-up? Tant du c\u00f4t\u00e9 du gouvernement que de nos clients, mais aussi des sujets – tendances, comportement, inqui\u00e9tudes … que nous avons nous-m\u00eames relev\u00e9s.<\/li>\n
  3. O\u00f9 en sommes-nous avec notre To do list? Nous passons en revue les activit\u00e9s r\u00e9centes, ajustons les priorit\u00e9s si n\u00e9cessaire et nous les commentons. Nous posons et r\u00e9pondons aux questions.<\/span><\/li>\n
  4. Nous terminons \u00a0en concluant le stand-up. Quelles nouvelles actions allons-nous entreprendre\u00a0? Qu’allons-nous faire aujourd’hui? Apr\u00e8s cette \u00e9tape, tout le monde peut continuer \u00e0 travailler.<\/li>\n<\/ol>\n

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