Kaizen

In 1986 publiceerde Masaaki Imai een boek met de titel: Kaizen, the key to Japan’s Competitive Succes. Masaaki duidde daarmee het verschil op gebied van verandermanagement tussen de Westerse wereld en Japan. Het resultaat? De Kaizen-methode.

KAIZEN-METHODE: FUNDAMENTEEL VERSCHIL MET TRADITIONEEL WESTERS MANAGEMENT

Het fundamentele verschil ligt in verandermanagement en het managen van veranderingen. Het verschil is beter uit te leggen als het managen van geleidelijke verandering (Change management / Kaizen) en het managen van abrupte verandering (Management of Change).

Voor Japanse bedrijven is het typisch om geleidelijke veranderingen continu te initiëren. Traditioneel gezien is het de taak van Westerse managers om abrupte veranderingen beheerst door te voeren. In beide gevallen wordt wel gesproken over change management of verandermanagement, maar in Japan heeft dat begrip een andere betekenis.

WAT IS DE BETEKENIS VAN KAIZEN?

Kaizen betekent ‘continu verbeteren’ en is een georganiseerd gebruik van gezond verstand om kosten te besparen, kwaliteit te verhogen, levertijden te verkorten en klanttevredenheid te vergroten.

Kaizen is een filosofie en niet zozeer een stappenplan of model. Wel zijn er manieren om een Kaizen-cultuur te voeden, zoals Kaizen-events en Gemba-Kaizen. Uiteraard draagt procesverbeteren met Lean Six Sigma bij aan een Kaizen-cultuur.

KAIZEN-EVENT

Een Kaizen-event is een 3- tot 5 dagen durend project dat start bij het probleem en loopt tot en met de implementatie van de gekozen oplossing. De Japanse term voor een Kaizen-event is ‘Kaikaku’ (radical change). General Electric noemt een Kaizen-event een Workout of ‘Blitz’. De kenmerken van een intensieve change management opleiding of workshop zijn:

• Project met een looptijd van 3 tot 5 dagen
• 100% toegewijde resources
• Tot en met implementatie
• Project met een beperkt bereik
• Probleem is urgent
• Oplossing is nog niet bekend

Een Kaizen-event is een change management proces en is het antwoord van Lean op een 3- tot 5 maanden durend project om een gekozen proces vlotter te laten verlopen. Het doel van dit verbeterproject bestaat uit het identificeren en elimineren of verminderen van de verspillingen in het proces, zoals overproductie, wachttijden en defecten.

GEMBA-KAIZEN

Gemba-Kaizen betekent ‘continu verbeteren van de werkplek’. De medewerkers hebben de producten of diensten van klanten in handen. Om deze reden is het belangrijk de uitvoering op de werkvloer te verbeteren en hier de praktische problemen op te sporen.

Deze managementstijl heet ‘Kaizen Management’. Problemen op de werkvloer zijn in de eerste plaats geen managementproblemen en de oplossing moet dan ook niet vanuit het management komen. Voor de uitvoering worden medewerkers gekozen die voldoende tijd op de werkvloer spenderen en die dus de meeste kennis hebben om deze operationele problemen zelf op te lossen.

De Westerse term voor een Kaizen-Management is Operational Excellence. Ook in die denkwijze draait alles om het continu verbeteren van de operationele gang van zaken, waarin uitvoerders en leidinggevenden elk een eigen rol en verantwoordelijkheid hebben.

DE KAIZEN-MANAGER

De Kaizen-manager brengt tijd door op de gemba (werkplek) en observeert. Ook de medewerkers observeren en samen bespreken ze obstakels die een vlotte flow van het proces belemmeren.. De Kaizen-manager is verantwoordelijk voor het starten van 5S-initiatieven en het bepalen van Standard Operating Procedures. Hij of zij geeft de medewerkers voldoende vrijheid om verbeteringen door te voeren op de werkplek.
De Kaizen-manager heeft een coachende rol binnen dit verbeterproces.

Als er iets fout gaat in de dagelijkse werkzaamheden, neemt de Kaizen-manager een noodmaatregel en bespreekt daarna het probleem met de uitvoerenden die de leiding hebben. De Kaizen-manager communiceert het beleid van de organisatie aan de medewerkers, creëert een veilige, zekere werkomgeving en zorgt voor het wegnemen van barrières die medewerkers ervaren bij het verbeteren van hun gemba.

Medewerkers die geleerd hebben zichzelf en de gemba continu te verbeteren, zijn waardevol voor organisatie. Zij kunnen met hun kennis en ervaring op andere plekken worden ingezet.

KAIZEN IN VERHOUDING TOT LEAN SIX SIGMA

Kaizen en Lean Six Sigma zijn beide methodieken om de klanttevredenheid te verhogen, een duurzame verbetering van het bedrijfsresultaat te realiseren en op gestructureerde wijze continu te verbeteren.

Beide methodologieën focussen op het reduceren van verspillingen en variatie. De Kaizen-filosofie gaat dieper in op de bewustwording van het management en de medewerkers en de filosofie dat iedereen alle dagen bijdraagt tot continu verbeteren.

Bij Lean Six Sigma ligt de focus meer op het voorspelbaar maken van processen en de positieve financiële impact die dat heeft op het resultaat van de organisatie.

Het Kaizen-principe werkt het beste als de gehele organisatie meewerkt (structurele, organisatorische aanpak), Lean Six Sigma projecten kunnen uitgevoerd worden door een bepaald deel van de organisatie (projectmatige aanpak).