PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus, ook wel bekend als de Plan-Do-Check-Act-cyclus, is een bewezen en krachtige verbetermethode die veel gebruikt wordt binnen organisaties. aan de hand van de PDCA-cyclus worden er plannen opgesteld, acties uitgevoerd en wordt er continu geëvalueerd. De kwaliteit dient continu kwaliteit gewaarborgd te worden. Daarom vinden er vele evaluatiemomenten plaats, om bij te sturen en te herstarten vanaf de eerste stap.

De kracht van PDCA

De PDCA-cyclus is een model van Deming, dat al dateert van de jaren ’30. Het is één van de oudste en populairste verbetermethoden, die belangrijke inzichten biedt en tal van voordelen heeft:

– Eenvoudige methodiek voor iedere branche

De PDCA-cyclus is eenvoudig toe te passen en is geschikt voor iedere sector. Hij biedt veel toegevoegde waarde die meteen verder uitgewerkt kan worden. De meest gebruikelijke processen waarbij de PDCA-cyclus wordt toegepast zijn:

• Financiële prestaties van een bedrijf verbeteren
• Klanttevredenheid verhogen met minder kosten
• Kwaliteitsverbetering in diverse werkzaamheden

– Inzicht in de concurrentie

Aan de hand van de PDCA-cyclus kijk je naar de doelstellingen van je bedrijf. Ook breng je de knelpunten in kaart, bijvoorbeeld concurrenten die op specifieke punten beter scoren. Op basis van al deze informatie kan je nieuwe doelstellingen formuleren die leiden tot een beter proces.

– Juiste doelstellingen

In de PDCA-cyclus worden doelstellingen SMART geformuleerd. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze hun doelstellingen opnieuw moeten bekijken. In de laatste stap van de cyclus worden er vaak doelstellingen aangepast en bijgestuurd, nadat deze zijn geëvalueerd in de voorlaatste stap.

– Gestructureerde processen

Meten is weten! Met de PDCA-cyclus ben je voortdurend aan het monitoren. Er wordt veel informatie verzameld, waardoor je ook meer structuur gaat geven aan je processen. Wat gaat goed, wat kan er beter? Dit zijn de vragen die gesteld worden in de cyclus.

PDCA in de praktijk

De PDCA-cyclus bestaat uit vier stappen: Plan, Do, Check en Act.

PLAN

Tijdens deze eerste stap wordt er een plan opgesteld waarin de beoogde resultaten duidelijk zijn omschreven. De doelstellingen moeten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd zijn. Verder moeten ook de randvoorwaarden en alle beschikbare middelen omschreven zijn.

DO

De tweede stap betreft de uitvoering en realisatie van het goedgekeurde plan. De activiteiten en prestaties worden tijdens de uitvoering continu geregistreerd en beoordeeld. Hierbij is het belangrijk dat alle betrokkenen de urgentie voelen om het beleid uit te voeren en de juiste resultaten te behalen. Het monitoren van de activiteiten en prestaties biedt meer inzicht in de voortgang en wat eventueel anders kan.

CHECK

In de derde stap worden de behaalde resultaten bekeken tegenover de resultaten die je als bedrijf voor ogen had. Je bekijk de verschillen en de mogelijke oorzaken. Hier stel je vragen zoals ‘Is het beleid effectief?’ en ‘Bereiken we zo het gewenste resultaat?’.

ACT

De laatste stap wordt bijgestuurd na de evaluatie in stap 3. Er worden bepaalde maatregelen getroffen om alsnog de geformuleerde resultaten te behalen. Met de PDCA-cyclus kan je verbeterpunten en kwetsbaarheden goed in kaart brengen. Uit de evaluatie blijken andere stappen naar voren te komen die in de vierde stap, Act, toegepast kunnen worden.

Belangrijke ondersteunende Lean-tools

De PDCA-cyclus is een krachtige tool die goed te combineren is met andere Lean-tools. Door andere tools te gebruiken leer je de cyclus nog beter uit te werken en kan je je inzichten nog beter in kaart brengen.

TOOLS VOOR DE PLAN-FASE

5 times why

De 5 times why-methode is een erg effectieve Six Sigma-tool. Met de 5 times why-tool identificeer je de oorzaak van een probleem door 5 keer de waarom-vraag te stellen. Allereerst wordt het probleem geïdentificeerd, dus: ‘Waarom is dit probleem ontstaan’. Het antwoord is een nieuw of ander probleem. Vervolgens wordt de vraag ‘Waar is dit probleem ontstaan?’ beantwoord. Deze stappen worden herhaald tot je bij de kern, ook wel de root cause genoemd, van het probleem bent gekomen. De root cause wordt verder uitgewerkt in de volgende fase. Het is hierbij gebruikelijk om een mindmap te maken om de analyse te visualiseren.

Value Stream Mapping

Via Value Stream Mapping (VSM) geef je een proces visueel weer en vul je het aan met zoveel mogelijk relevante data en informatie. Hieruit volgt een duidelijk overzicht van hoe een product door het proces bij de klant terechtkomt. Verder krijg je een inzicht in alle verspillingen en overbodige stappen in het proces.

Swim Lane Diagram

Een Swim Lane Diagram of stroomschema onderscheidt de taakverdeling en verantwoordelijkheden voor subprocessen binnen een groter bedrijfsproces. Dit hulpmiddel kan zowel horizontaal als verticaal opgesteld worden.

TOOLS VOOR DE DO-FASE

Datakwaliteit verhogen

De kwaliteit van je data is in deze fase cruciaal. Je registreert immers een massa aan gegevens en informatie. Heb je je data niet op orde? Dan krijg je onbetrouwbare informatie, waardoor je je processen niet op de juiste manier kunt verbeteren.

Business Intelligence tools

Tijdens de Do-fase ga je gegevens verzamelen. Door Business Intelligence tools te gebruiken, kun je op een eenvoudige manier veel gegevens verzamelen, categoriseren en monitoren. Dit bespaart je veel tijd.

TOOLS VOOR DE CHECK-FASE

KPI-Dashboard

In de Check-fase ga je verschillende analyses uitvoeren, waaruit bepaalde resultaten volgen. Passen deze resultaten bij de KPI’s van het bedrijf? En is dit niet het geval, hoe kunnen we deze dan efficiënt bijsturen? Waar loopt het goed en waar gaat het fout? Door dit alles inzichtelijk weer te geven, kan je goede feedback geven.

Feedback

Tijdens het bespreken van de verzamelde informatie worden de doelstellingen uit de eerste fase erbij genomen. Welke doelstelling is bereikt? Welke doelstelling dient bijgestuurd te worden en welke doelstelling kan geschrapt worden? …

TOOLS VOOR DE ACT-FASE

In de Act-fase ga je verbetertrajecten doorvoeren en vervolgens testen. Zo kom je tot een beter proces. De testen worden gemonitord om te zien hoe je de nieuwe doelstelling bereikt. Voor de Act-fase kijken we dan ook naar hulpmiddelen zoals procesmanagement.

De PDCA-cyclus in onze opleidingen

Wil jij ook aan de slag met de PDCA-cyclus? Deze komt aan bod in onze Lean- en Green Belt-opleidingen. Vraag onze studiegids aan voor meer informatie over de studieprogramma’s, examinering en voorbereiding of contacteer ons voor studieadvies op maat.