Comment une planification plus efficace permet d’économiser 15.000 euros

L’efficacité est un élément essentiel pour le département de planification dans une entreprise. Ce qui vaut également pour une brasserie qui s’occupe de la construction, de l’entretien et du service après-vente d’installations de tirage à pression. Dans cet entreprise, il y a beaucoup d’échanges téléphoniques entre les monteurs et le département de planification. L’objectif du participant à notre formation était de réduire la durée moyenne des conversations téléphoniques de 10 %. Or, son projet Lean Six Sigma a donné un résultat inattendu : une réduction de 16 % ! De cette façon, la brasserie a pu économiser € 15.000 en six mois. Vous êtes curieux de savoir comment ce participant a fait appel aux outils Lean Six Sigma dans son projet ? Vous le découvrirez dans cet article.

Raccourcissement des conversations téléphoniques

L’objectif était de raccourcir les conversations téléphoniques entre les monteurs et les employés du département de planification, et plus spécifiquement de réduire la durée moyenne des conversations de 10 %. Le résultat visé : des conversations plus courtes, moins de conversations superflues et une meilleure gestion du temps pour les planificateurs. En plus, les employés du département de planification seraient plus disponibles.

Etudes : analyses et détermination des causes

En partant des chiffres connus de la téléphonie, on a sélectionné trois planificateurs et deux monteurs. L’étude comprend la conversation la plus courte et la conversation la plus longue. Dans une première phase, on a déterminé la durée de conversation en comparaison avec le pourcentage de conversations superflues. Notre participant a établi un Project Charter pour avoir un aperçu clair de la situation sur une feuille A4. Ce Project Charter mentionne toutes les interactions et toutes les démarches nécessaires pour une clôture réussie. Il a en plus fait un SIPOC décrivant les éléments principaux d’un processus dans une entreprise.

Ensuite, une analyse des parties prenantes donne un aperçu de toutes les parties concernées par les activités de l’entreprise. Pendant la phase de mesure, un certain nombre d’outils ont été utilisés, par exemple pour analyser les motifs des conversations entre le monteur et le planificateur. Notre participant a utilisé entre autres les outils Fishbone, Cause & Effect Matrix, Pareto Chart et FMEA. L’outil Fishbone est une technique de brainstorming pour trouver les causes possibles. A l’aide du Cause & Effect Matrix, on a cartographié les causes principales. Notre participant a également fait usage du FMEA, qui est un outil d’analyse des risques pour lequel il faut se poser des questions critiques.

Les conclusions pertinentes mènent à des solutions applicables

L’étude et les analyses ont abouti à des conclusions utiles pour la brasserie. Sur la base de ces conclusions il y a 9 solutions possibles. La réduction de la durée des conversations peut être réalisée par :

• une mise à jour des instructions;
• le rajout de nouvelles instructions;
• l’installation de nouveaux téléphones;
• l’attachement de documents aux cartes de travail; de cette manière, le monteur peut les consulter dans son PDA ou son ordinateur de poche.

Les prévisions dépassées

Les membres de l’équipe étaient très contents de voir les résultats obtenus. Les solutions mentionnées ci-dessus ont mené à une réduction de 16 % de la durée des conversations, ce qui est 6 % en plus que l’objectif visé préalablement !

Au cours du projet, on a constamment pris en compte les parties prenantes et les membres d’équipe. Les résultats montrent les effets positifs de cette approche. En plus, les chiffres de la téléphonie ont été repris dans le tableau de bord de la planification. De cette façon, les planificateurs et les monteurs veillent à ce que le temps de la conversation ne monte pas trop. Les chiffres sont d’ailleurs passés au crible toutes les semaines. De cette manière, la brasserie vise sans cesse à obtenir des résultats optimaux.

La réduction de 16 % du temps de conversation a mené à une réduction des coûts de €15.000. Pour être bref : il s’agit d’un projet Lean Six Sigma réussi !

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