Pourquoi votre entreprise doit utiliser le Management visuel

Questions pour vous: connaissez-vous  le taux d’absentéisme de votre équipe?  Le nombre de dossiers journaliers traités par votre département? Ou encore le nombre d’arrêts de votre chaîne de production pour le mois en cours? Si vous mettez plus de 30 secondes à répondre à ces questions et à essayer de récolter ces informations, il serait alors temps de s’y pencher. Que vous soyez managers ou personnel opérationnel, comment pouvez-vous être sûrs que votre processus est sous contrôle, que les problèmes sont détectés à temps, que le client final est satisfait, que « tout roule » en somme? Parce qu’une image vaut bien mieux qu’un long discours, le Lean management a complètement adopté cet adage. Il a incorporé dans sa méthodologie le Management visuel. Facile à mettre en oeuvre et véritable outil de communication, il permet de communiquer efficacement afin de répondre à toutes ces questions du quotidien. Pour toutes ces raisons,  nous avons décidé de lui donner une place dans notre blog. Notre nouvel article vous explique pourquoi votre entreprise doit utiliser le Management visuel. De sa définition, en passant par ses bénéfices, aux exemples concrets et en terminant par des recommandations pour son application, nous vous avons tout résumé!

Pourquoi mettre en place le Management visuel au sein de votre entreprise?

1. Définition

Le Management visuel occupe une place primordiale dans le Lean Management, il représente la partie de la méthodologie qui privilégie le visuel au texte. D’ailleurs, il est présent dans de nombreux outils Lean: 5S, Kanban, le VSM et est très pertinent pour animer les tableaux d’amélioration.

Comme son nom l’indique, le Management visuel consiste à visualiser le processus, c’est un véritable outil pour gérer les process de tous les départements d’une entreprise. D’un coup d’oeil, il permet aux responsables ainsi qu’à chaque personne impliquée de voir si le processus est « sous contrôle ».  Les informations qui ressortent d’un système de management visuel mis en place ont pour finalité de soutenir le processus, changer le comportement et mettre le cycle d’amélioration en marche. Il est un réel vecteur d’efficacité au sein de l’organisation et contribue à garantir les tâches à valeurs ajoutées pour ses clients.

2. Les bénéfices du Management visuel

Que ce soit pour aider les responsables à véhiculer des informations à leurs équipes ou impliquer le personnel en l’encourageant à participer activement à l’amélioration de l’entreprise, ses bénéfices sont nombreux. Et ce n’est pas trop fort de dire qu’une entreprise  instaurant une culture de Management visuel met toutes les chances de son côtés pour être pérenne. Voici ses principaux bénéfices:

• visualisation et prévention du gaspillage d’un processus
• disponibilité immédiate de l’information nécessaire, le personnel d’encadrement a les informations clés en se rendant sur le terrain
• garantie que tous les engagements de performances soient disponibles pour tout le monde et que les niveaux de performances actuels soient visibles par tous
• visualisation immédiate des écarts par rapport à la norme de travail
• implication des employés: cela leur permet de donner du sens à leurs actions et de suivre les performances de leur département

3. Des exemples concrets

Voici quelques exemples concrets de Management visuel que vous pouvez mettre en place au sein de votre entreprise:

• pour une chaîne de production: placer toutes les pièces défectueuses dans un bac rouge, et en fin de shift, les défauts sont analysés et corrigés
• pour la gestion des consommables: afficher sur le mur pour signaler la commande d’une la pièce ou d’un objet lorsque son dernier paquet/boîte est entamé(e)
• pour des informations primordiales pour l’exécution du travail: afficher sur le mur, juste au-dessus du poste de travail, les instructions s’y rapportant
• pour la gestion quotidienne des outils  dans un atelier: mettre en place un tableau à profil, et si un des utilisateurs n’a pas remis l’outil à sa place dédiée, c’est visible immédiatement. Cet exemple-ci fait totalement partie d’une démarche 5S.
• pour l’animation et la gestion des KPI du département: afficher sur des tableaux dans les ateliers (ou sur le terrain), les indicateurs les plus pertinents
• pour prévenir et baliser les zones de danger de l’entreprise: effectuer des marquages visibles pour indiquer clairement le chemin à emprunter par les piétons
• pour standardiser les codes: utiliser les couleurs. Le vert pour signaler un succès, le rouge pour un échec ou danger et l’orange pour mettre en avant un point d’attention.

Et d’autres exemples en images pour vous inspirer

4. Les recommandations pour mettre en place et bien utiliser le Management visuel

Si le Management visuel  résulte de bon sens et semble facile à mettre en application, nous vous recommandons de prendre en compte certains éléments afin de ne pas gâcher ce bel outil ou d’en faire un flop. N’oubliez pas, la bonne information doit cibler les personnes impliquées au bon endroit au bon moment!

Cette information peut être de différentes formes:

• performance
• procédures
• priorités
• plans/propositions
• problèmes

Elle doit répondre également à certains critères:

• pertinente: l’information doit être compréhensible de tous et les personnes, sur le lieu de travail, capables de les utiliser
• compréhensible en un coup d’oeil: d’où l’utilisation de schémas ou d’images
• attrayante et colorée
• en temps réel
• localisée là où se trouve la cible: par exemple, pour le personnel opérationnel, les tableaux d’affichage dans les ateliers constituent l’idéal

Et enfin, pour animer l’information, mettre en place un système de responsabilités journalières qui suit le modèle PDCA et se matérialise sous la forme:

• de revues/réunions d’équipes journalières ou hebdomadaires
• de mises en place d’actions d’actions correctives et de leurs suivis
• de répartitions de tâches au sein de l’équipe :qui va mettre à jour l’affichage? Qui va s’occuper de relever les indicateurs?…

Ce qu’il faut retenir du Management visuel

Vous l’aurez compris, le déploiement d’une démarche de Management visuel se fait facilement et rapidement. Elle nécessite peu de moyen. Avant de la lancer, une réflexion en amont  de son implémentation devra être menée pour déterminer quelles sont les informations à communiquer, à quel moment, quelle est la cible, comment et où délivrer les messages. Ses bénéfices apportent tout autant à l’entreprise qu’à toutes les strates de son personnel qui la composent. Le personnel d’encadrement s’en sert comme un outil de communication et de maîtrise de processus. Quant au personnel du terrain, il se sent impliqué, devenant ainsi un acteur d’une culture d’amélioration.

Maintenant que vous comprenez pourquoi votre entreprise doit utiliser le Management visuel, que diriez-vous de commencer à l’appliquer dès aujourd’hui? Vous voulez être épaulé dans votre démarche? Contactez-nous et nous vous accompagnerons dans votre projet!