Comment structurer ses réunions grâce à un tableau d’amélioration numérique?

Comme toute équipe, nous avons nos habitudes. Nous nous réunissons tous les jeudis matin dans notre bureau d’Anvers. Malheureusement, due à la crise du coronavirus et aux mesures de confinement, les rassemblements physiques deviennent proscrits et la communication de notre équipe risque d’être mise à mal. Alors pour maintenir cette réunion entre nous, nous avons cherché de quelle manière nous pourrions transposer notre tableau d’amélioration physique  en réunion virtuelle structurée. Sans grande surprise, nous avons utilisé le Lean Management pour nous y aider. Dans ce blog, nous vous  partageons les outils mis en place et espérons que cet article vous inspirera !

Un jeudi matin typique dans les coulisses The Lean Six Sigma Company Belgium

Tous les jeudis matins, notre équipe se réunit dans notre bureau d’Anvers. Ce moment est dédié à notre « stand up meeting ». En gros, nous nous tenons tous debout face à notre tableau d’amélioration physique. Ces rendez-vous hebdomadaires constituent l’ occasion idéale de discuter de l’actualité, d’échanger de nouvelles idées et de démarrer de nouveaux projets d’amélioration.  À l’issue de ces réunions, notre équipe sait quelles sont les bonnes décisions à prendre et quelles sont les priorités. Mais avec le contexte actuel, il devenait de plus en plus clair que le rassemblement physique serait proscrit. Le homeworking deviendrait alors la nouvelle norme à adopter.

Tous les jeudis matins, notre équipe se réunit dans notre bureau d’Anvers. Ce moment est dédié à notre « stand up meeting». Mais avec le contexte actuel, il devenait de plus en plus clair que le rassemblement physique serait proscrit. Le homeworking deviendrait alors la nouvelle norme à adopter.

Comment continuer à maintenir cette réunion en cette période de crise ?

L’épidémie de coronavirus nous a forcés à trouver une manière virtuelle de garder le contact entre les membres de notre équipe. Mais pas uniquement ! En effet, comment faire pour maintenir la communication avec les organisations avec lesquelles nous sommes habitués à travailler ? Très rapidement, nous nous sommes aperçus que des appels vidéos ne seraient pas suffisants. Nous recherchions non seulement à regrouper les informations, coordonner notre communication, mais également nous tenir informés mutuellement pendant cette période trouble. Comme une évidence, l’utilisation d’un tableau de bord numérique est alors apparue aux yeux de tous. Bien sûr, nous défendons toujours que la force d’un conseil d’amélioration découle d’une réunion physique. Mais en temps de crise, nous avons dû contourner le problème de manière créative. Et nous l’avons fait en utilisant le Lean Management.

Comment faire pour maintenir la communication entre les membres de notre équipe et avec les organisations avec lesquelles nous sommes habitués à travailler ? En ces temps de crise, nous avons dû contourner le problème de manière créative. Et nous l’avons fait en utilisant le Lean Management.

L’impact de la crise coronavirus

Actuellement, les entreprises ou les équipes doivent traiter quotidiennement de nombreuses informations. Quelles soient de la part  du gouvernement, de l’Organisation mondiale de la santé, des journaux, des médias sociaux … mais aussi de leurs propres réseau, clients, fournisseurs…et sur base de toutes ces données,  elles prennent de nouvelles décisions sur leurs priorités, stratégies, accords en cours , méthodes de travail. Elles naviguent entre certitudes et incertitudes …

Nous traversons une grande période de turbulence durant laquelle, nous, en tant qu’individu, nous nous demandons ce qui nous tombe sur la tête. Pour corser le tout,  soudain, un grand nombre de personnes doivent travaillent depuis leurs domiciles. Toute forme de contact en face à face, qu’il soit professionnel ou d’ordre de bavardages entre collègues, a disparu. Une vérification rapide en cours de route n’est plus possible, une brève mise à jour  lors du lunch time est parti en fumée et dépannez « en live » ses collègues en cas de problèmes ou d’ambiguïtés n’est plus que de l’histoire ancienne. Tout d’un coup, la plupart des communications se produisent par e-mail ou par téléphone et hélas, les deux ne sont pas réputés pour leur parfaite transmission ni dans le ton, l’expression ou encore le contexte. Les informations sont très vite mal interprétées, périmées ou remplacées. Cela mène inévitablement à des adaptations erronées, des frustrations et des malentendus.

Tout d’un coup, la plupart des communications se produisent par e-mail ou par téléphone. Les informations sont très vite mal interprétées, périmées ou remplacées. Cela mène inévitablement à des adaptations erronées, des frustrations et des malentendus.

Des outils utiles

C’est à partir de ce cadre, mais surtout de cette peur, que nous avons mis en place chaque jour un stand-up numérique. Pour cela, nous utilisons deux outils: un premier pour organiser les appels vidéo, un second pour afficher notre tableau d’amélioration en ligne.

1. Des outils pour organiser des appels vidéo

Le premier parle de lui-même: un outil où toute l’équipe, soit  une dizaine de personnes – peut se connecter avec du son et des images. L’offre ici est très large et la plus connue est probablement Skype (pour les entreprises). Néanmoins, les alternatives professionnelles ayant des appels vidéo tels que Microsoft Teams, Slack … valent certainement la peine d’être considérées et les applications que nous utilisons tous les jours telles que WhatsApp ou Facebook Messenger peuvent également vous venir en aide. Vous n’avez pas encore d’outil d’appel vidéo? Lisez alors l’article suivant «Top 20 des alternatives Skype Entreprise pour 2020 et au-delà». Ce blog est écrit en anglais, mais l’effort en vaut la peine :  vous obtenez un aperçu très complet de ces outils.

2. Le tableau Kanban sous forme numérique

Le deuxième outil est un tableau Kanban visible par tous les membres de l’équipe pouvant être modifié en direct pendant le stand-up. Ici aussi, vous avez le choix entre plusieurs options. Nous, nous utilisons déjà Trello depuis longtemps. Le plus de cet outil ? Très pratique, il vous permet de créer à partir d’un compte vierge vos propres tableaux, listes et cartes conformément à la structure souhaitée. S’il est moins adapté aux projets complexes, il est définitivement recommandé pour un tableau d’amélioration lisible et convivial, et ce,  même pour des applications dans des environnements commerciaux complexes.

La structure d’un tableau d’amélioration numérique

Notre réunion numérique dure au maximum 30 minutes et vise à rassembler l’équipe de manière brève et efficace afin que chacun puisse continuer à contribuer au progrès opérationnel de l’entreprise. Étant donné sa durée limitée, fixer un ordre du jour fixe est essentiel. Chez nous, cet agenda se compose de 4 blocs:

1. Tout le monde est-il en en bonne santé? Comment vont les membres de notre équipe et leurs familles? Malgré le cadre virtuel, essayez de conserver le facteur humain.
2. De quelles nouvelles informations disposons-nous depuis notre dernier stand-up? Tant du côté du gouvernement que de nos clients, mais aussi des sujets – tendances, comportement, inquiétudes … que nous avons nous-mêmes relevés.
3. Où en sommes-nous avec notre To do list? Nous passons en revue les activités récentes, ajustons les priorités si nécessaire et nous les commentons. Nous posons et répondons aux questions.
4. Nous terminons  en concluant le stand-up. Quelles nouvelles actions allons-nous entreprendre ? Qu’allons-nous faire aujourd’hui? Après cette étape, tout le monde peut continuer à travailler.

Par souci de clarté, nous avons placé cet agenda dans le tableau d’amélioration et il peut également être affiné si l’un de nous propose une piste d’amélioration ou une section supplémentaire. Cela peut se faire pendant le stand-up, mais aussi tout au long de la journée de travail. Ainsi, les membres de l’équipe ajustent le tableau d’amélioration et ces adaptations sont même reprises  lors du prochain stand-up. Par cette nouvelle procédure, l’entreprise continue de fonctionner et nous pouvons rapidement nous adapter pour offrir la meilleure approche autant à nos clients qu’à nos propres employés dans cette crise du corona virus.

Vous aussi vous voulez structurer vos réunions grâce à un tableau d’amélioration numérique?

Vous souhaitez mettre en place le même genre de « meeting virtuel »? Vous vous demandez comment structurer vos réunions grâce à un tableau d’amélioration numérique?  Ou bien , avez-vous commencé à travailler avec certains outils ou méthodologies et désirez les partager avec nous? Contactez-nous, nous serons heureux de vous accompagner avec notre expertise!