Gérer ses To-Do lists grâce au Kanban Board

Si gérer ses To-Do lists en temps normal constitue un véritable parcours de combattant, que dire alors en ces temps de confinement et de télétravail ? Particulièrement lorsque les tâches sont réparties entre les différents membres d’une même équipe projet. Comment avoir une vue générale sur les différentes tâches partagées entre les membres de son équipe ? Comment maintenir une vision d’avancement du projet ? Comment éviter les frustrations et les démotivations en cette période où la communication est soumise à rude épreuve ? Comme promis, nous continuons de vous présenter un outil Lean et une de ses applications pratiques pour soulager votre quotidien durant cette période de confinement. Aujourd’hui, zoom sur le Kanban board. Découvrez comment il est possible de gérer ses To-Do lists sans stress grâce à cet outil le plus connu du Lean Management.

Le Kanban : un des outils les plus connus du Lean

Kanban signifie littéralement « signal ». Cet outil Lean qui vise à créer un signal visuel a été développé chez Toyota par Taiichi Ohno. Une de ses applications les plus connues est la gestion des stocks en temps réel. Le Kanban sert dans ce cas de signal pour commander des matières premières ou pièces. Il indique que la pièce en question doit être commandée. En pratique, il s’agit d’une carte indiquant la quantité, le numéro de commande, le fournisseur, etc.

De nombreux entrepôts ont adopté ce système de Kanban : la carte Kanban se trouve dans le rayon et apparaît dès qu’un article est enlevé et qu’une pénurie est imminente.

Quel rapport avec la gestion de To-Do lists ?

Et bien si le système à flux tiré fonctionne pour la gestion des stocks dans les entrepôts, il est tout aussi efficace pour gérer les interminables listes des tâches, aka les To-Do lists ! En effet, le concept de Kanban a été traduit pour la mise en œuvre d’un tableau visuel permettant de gérer les tâches entre collaborateurs et/ou de vos équipes en créant un système « Pull » soit un système à flux tiré.

En pratique, comment gérer ses To-Do lists grâce à un Kanban board ?

Un Kanban board est un tableau physique constitué de 3 parties et les tâches (les fameuses To-Do’s) sont matérialisées par des Post-its. En fonction de leur avancement, le principe est de déplacer les Post-its entre les 3 parties du tableau.

1. La partie TO DO : Il s’agit de lister les tâches à faire et assigner chacune d’elles à un des membres de l’équipe

2. La partie ON GOING : Cette partie reprend toutes les tâches en cours

3. La partie DONE : Cette dernière partie du tableau liste toutes les tâches terminées.

Astuce de notre formateur Mathieu :

Il est possible de créer un système « Pull » en choisissant un « maxi » pour les tâches en statut « ON GOING». Par exemple, fixez un maximum de 2 tâches en statut « On GOING ». Dès qu’une tâche est complétée, un signal est envoyé à l’équipe qui va choisir la prochaine tâche dans la partie « TO DO ».

Créer un Kanban board numérique : c’est possible !

Kasia en avait déjà parlé dans son article « Comment structurer ses réunions grâce à un tableau d’amélioration numérique », des outils numériques permettent facilement de gérer un Kanban board à distance… Et Trello est l’outil par excellence pour cela. Idéal donc lorsque toute son équipe est en télétravail.

Pour rappel, Trello vous permet de créer à partir d’un compte vierge vos propres tableaux, listes et cartes conformément à la structure souhaitée ainsi que de donner accès à vos collègues ou membres d’équipe. Tout comme pour un Kanban board physique, les cartes qui représentent les tâches sont assignables à différents utilisateurs. Ces derniers pouvant les déplacer aisément en fonction de leur statut.

Le Kanban board : un outil visuel à usage multiple

Véritable outil de visual management, le Kanban board a la force de structurer et clarifier les tâches des membres d’une même équipe projet, et pas seulement en période de crise ou confinement ! Mais son efficacité ne se limite pas qu’à la gestion des To-Do lists entre différents collaborateurs. Vous pouvez tout aussi bien l’utiliser pour gérer vos propres listes ou manager vos projets plus personnels.

Et vous ? Qu’avez-vous mis en place pour gérer vos To-Do lists sans éprouver du stress ? Vous voulez nous partager vos astuces ou tout simplement vous avez besoin de quelques conseils ? Alors, contactez-nous, c’est avec plaisir que notre équipe vous guidera !