De oplossing is het probleem niet! Of toch wel?

Zodra je een probleem signaleert, schieten er vaak allerlei oplossingen door je hoofd, meestal zelfs zonder dat je het in de gaten hebt. Herken je dit? Het te snel denken in oplossingen is een veelvoorkomend probleem binnen Lean management. Hierdoor wordt de kern van het probleem niet aangepakt en blijven dezelfde problemen terugkomen. De A3 methode biedt hier uitkomst.

Wat is de A3 methode?

De A3 methode is een visuele en gestructureerde manier om problemen op te lossen binnen Lean- en Lean Six Sigma-projecten. De naam verwijst naar het A3-formaat papier (297 x 420 mm) waarop het hele verbetertraject wordt vastgelegd. Met de A3 methode werk je volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) en ga je gericht op zoek naar de diepere oorzaken van een probleem.

In plaats van direct oplossingen te bedenken, dwingt de A3 aanpak je om het probleem eerst goed te begrijpen, data te verzamelen en pas dan een passende en duurzame oplossing te formuleren.

Waarom de A3-methode gebruiken?

De A3-methode:

• Voorkomt overhaaste oplossingen

• Stimuleert teamwork en kennisdeling

• Maakt het denkproces inzichtelijk

• Verbetert besluitvorming door structuur en feiten

• Dient als krachtige communicatietool in organisaties

Stappen van de A3-methode

De A3-methode bestaat uit meerdere vaste stappen:

1. Achtergrond – Waarom is dit probleem belangrijk?

2. Probleemdefinitie – Wat is het probleem, waar doet het zich voor?

3. Doelstelling – Wat wil je concreet bereiken en binnen welke termijn?

4. Huidige situatie – Beschrijving van het proces of de situatie vóór verbetering

5. Oorzakenanalyse – Analyse van onderliggende oorzaken (5x waarom, Ishikawa-diagram)

6. Oplossingen – Maatregelen gericht op het aanpakken van kernoorzaken

7. Implementatieplan – Wie doet wat, wanneer en met welke middelen?

8. Resultaten & evaluatie – Wat is het effect? Zijn doelen bereikt?

9. Follow-up – Hoe borgen we de verbetering? Welke vervolgacties zijn nodig?

A3-methode en PDCA-cyclus

De A3 methode is een praktische vertaling van de PDCA-cyclus:

• Plan: Definieer het probleem, analyseer oorzaken, bepaal oplossing

• Do: Implementeer de oplossing

• Check: Meet en analyseer de resultaten

• Act: Stel bij en borg de verbetering

Wanneer gebruik je de A3-methode?

De A3-methode is geschikt voor:

• Terugkerende operationele problemen

• Kwaliteitsissues

• Procesverbetering

• Kostenbesparing

• Lean-transformatieprojecten

Voorbeeld van A3 toepassing

Een team merkt dat leveringen vaak te laat zijn. In plaats van direct het logistieke proces aan te passen, gebruikt men een A3:

• Analyse van huidige situatie toont een bottleneck in verzending

• Doorlooptijdmetingen en root cause analyse wijzen op slechte afstemming

• Oplossing: buffer invoeren + planningssoftware updaten

• Resultaat: op tijd leveren stijgt van 73% naar 96%

A3 template (opbouw)

Een standaard A3 bevat deze visuele elementen:

• Titel

• Achtergrond en doel

• Huidige situatie (met procesflow / diagram)

• Analyse en oorzaken

• Aanbevolen maatregelen

• Implementatieplan

• Resultaten en borging