Hoe Lean Six Sigma tools procesverbetering van 33% realiseren

In deze blog behandelen we het traject van een van onze Green Belt cursisten. Het bedrijf waar zij werkzaam is produceert stofkapjes. Bij die productie zijn twee verschillende afdelingen betrokken. In de praktijk gebeurde de uitlevering van de benodigde onderdelen vaak te laat. Dit betekent dat de stofkapjes soms ook te laat aan klanten werden uitgeleverd. Door het proces te verbeteren wordt er nu op tijd geleverd en behaalde de cursist haar Green Belt certificaat. Een mooie casus om in te duiken dus! 

De aanleiding 

Het bedrijf produceert de stofkapjes naar aanleiding van opdrachten. Er wordt dus niet uit voorraad geleverd. Hierdoor kon de interne doorlevering niet altijd tijdig plaatsvinden. De interne afdelingen zien liever dat ze tijdig de benodigde onderdelen ontvangen. Daarnaast is het voor de eindklant ook belangrijk dat zij hun producten snel ontvangen. Op het eerste oog is er dus ruimte voor verbetering. Hoe heeft de cursist ervoor gezorgd dat er nu op tijd geleverd wordt?  

SIPOC tool 

De SIPOC is een tool die wordt ingezet om een proces in kaart te brengen. Het staat voor supplier, input, process, output en customer. Door deze componenten allemaal goed te onderzoeken kan de scope bepaald worden. Tegelijkertijd ontstaat er inzicht in de verbetermogelijkheden. Door dit zorgvuldig uit te werken wist de cursist uiteindelijk precies hoe het proces in elkaar zat. Er werd uitgebreid besproken wat er volgens de betrokken medewerkers mis ging. Daarnaast verzamelde de cursist ook zoveel mogelijk data. Wat bleek? In 33% van de gemeten gevallen werden de stofkapjes te laat uitgeleverd. Dit kwam door miscommunicatie of een gebrek in de planning.    

Het doel  

Uiteraard was het doel van onze cursist om er voor te zorgen dat de stofkapjes op tijd worden geleverd. Toch is het ook van belang om te onderzoeken wat de klant wil, zowel intern als extern. Dat heet de Voice of Customer (VoC), oftewel de stem van de klant. Door dit te onderzoeken kan een klantgerichte organisatie haar klanten ook daadwerkelijk op de eerste plaats zetten. De VoC komt in dit geval overeen met het doel van de cursist. Zowel de in- als externe klanten die met het productieproces worden bediend wensen dat de levering tijdig plaatsvind.

Aan de slag 

Door de uitgebreide SIPOC analyse was het proces duidelijk, maar waar vonden de verspillingen plaats? De cursist onderzocht dit aan de hand van de Lean Six Sigma tool Value Stream Mapping (VSM). Met deze tool wordt eerst de huidige situatie beschreven en vervolgens de gewenste situatie. Dat gebeurt visueel. De plek waar dan de verschillen zitten laat zien waar verbeteringen mogelijk zijn. De verbetermogelijkheden bleken in de planning en bij de componentenvoorraad te zitten. Vervolgens werd de voorraad bijgesteld naar de ideale situatie. Daarnaast is er voor de planning een dashboard in gebruik genomen om ook daar de ideale situatie te borgen.  

Resultaat 

De procesverbetering heeft een prachtig resultaat opgeleverd. Er wordt nu altijd op tijd uitgeleverd aan de klant. Het proces is daarmee maar liefst 33% effectiever geworden. De cursist heeft met deze mooie verbetering haar Green Belt certificaat behaald. Wat was het voornaamste leerpunt dat zij meeneemt uit dit proces? Zij gaf aan: ‘’Het belangrijkste wat ik heb geleerd is dat het goed is om alles tot in detail te bekijken en analyseren terwijl je anderen betrekt bij het oplossen. Wanneer je dat doet zullen er automatisch al verbeteringen plaatsvinden.

Voor jou?  

Bij The Lean Six Sigma Company leiden we onze cursisten op tot procesverbeteraars terwijl we werken aan een casus die bij hun bedrijf speelt. Zo slaan we praktisch gezien twee vliegen in één klap terwijl de basis voor continue verbetering wordt gelegd. Lijkt dat je wat? Bekijk dan ons trainingsaanbod of neem contact met ons op.