“The world hates change, yet it is the only thing that has brought progress.” – Charles Kettering

We hebben het vaak over continu verbeteringstools die erop gericht zijn om oplossingen te vinden en processen te optimaliseren voor betere prestaties. In veel gevallen slagen we er echter niet in om de uitgewerkte oplossingen met succes te implementeren, zelfs wanneer ze technisch van hoge kwaliteit zijn. We vragen ons dan af waarom en zoeken naar tekortkomingen in de genomen beslissingen. Wat we echter vaak over het hoofd zien, is dat de oplossing meestal een nieuw proces vereist, dat van het doorvoeren van verandering.

Het belang van Change Management

Een valkuil voor vele projectleiders is het niet betrekken van alle belanghebbenden bij het project: niet alleen het projectteam, maar ook de sponsors, klanten, andere afdelingen van de organisatie, zoals IT, financiën en inkoop, en zelfs de bredere samenleving.

Een andere veelgemaakte fout is om alleen de technische aspecten te beschouwen en de menselijke factor te negeren. Terwijl technische problemen vaak kunnen worden opgelost of omzeild, is dat niet het geval bij menselijke weerstand. Verandering roept van nature weerstand op. Zonder begeleiding en management van deze verandering kan die weerstand omslaan in een blokkade.

Hoe voer je veranderingen met succes door?

Om de gewenste prestaties te bereiken, moet niet alleen de technische kwaliteit van de oplossingen goed zitten, maar moet de oplossing, en de daarmee gepaard gaande verandering, ook door alle belanghebbenden geaccepteerd worden.

De wil om te veranderen, enthousiasme, betrokkenheid en toewijding zijn van essentieel belang voor verbeterprojecten met een succesvolle afloop.

Een change manager moet de houding van de verschillende belanghebbenden analyseren – zijn ze akkoord, onverschillig of in verzet? Daarnaast moet hij zich bewust zijn van het feit dat weerstand een natuurlijk onderdeel is van verandering.

Het veranderen van een bestaande situatie (A) naar een gewenste toekomstige situatie (B) vereist immers een specifieke aanpak. Vaak ontstaat een veranderproces door een situatie van ontevredenheid binnen een organisatie. Het doel van change management is om de oorzaken van deze ontevredenheid te identificeren en weg te nemen, zodat er uiteindelijk een verbetering plaatsvindt.

De 4 fasen van verandering

Elke persoon doorloopt vier fasen bij verandering:

1. Ontkenning – Geen aandacht van medewerkers, “Dit is voor mij niet van toepassing!”.
2. Weerstand – Frustratie, verwarring, gebrek aan vertrouwen, “Dit werkt niet!”.
3. Verkenning – Medewerkers zoeken informatie, stellen vragen en willen verduidelijking.
4. Betrokkenheid – Medewerkers bieden hulp aan, vragen naar implementatie en denken na over hun eigen vaardigheden.

Iedereen doorloopt deze fasen in zijn eigen tempo.

Word Change Manager!

Een goede change manager past zich aan de fase aan waarin een groep zich bevindt en begeleidt hen naar de volgende fase, tot er volledige betrokkenheid is.

Om de weerstand tot een minimum te beperken en een cultuur van verandering te bevorderen, moet er gewerkt worden aan de bedrijfscultuur. Opleiding en coaching vormen waardevolle hulpmiddelen om deze cultuur te ontwikkelen. Daarnaast zijn succesvolle implementaties essentieel om medewerkers te overtuigen van de voordelen van de verbetertools.

De noodzaak van Change Management

Change management helpt niet alleen om weerstand te overwinnen, maar ook om de behoeften vroegtijdig te signaleren. Het identificeren en aanpakken van ontevredenheid onder medewerkers is een belangrijke stap. Het implementeren van organisatorische, geografische of technologische veranderingen kan niet op improvisatie berusten.

Het managen van verandering is essentieel om de overgang van de huidige naar de gewenste situatie te begeleiden en te voorkomen dat er extra problemen ontstaan. Het change management-team moet duidelijke doelen en acties formuleren en de juiste tools implementeren om het proces succesvol te laten verlopen.

Methoden voor Change Management

Het is noodzakelijk om een methodologie voor change management te hanteren. Er zijn verschillende methoden, zoals Kaizen events en 5S, om maar enkele voorbeelden te noemen. Vaak schakelen bedrijven externe specialisten in om een objectieve blik op de organisatie te krijgen.

Een heldere visie op de doelstellingen maakt het eenvoudiger om deze te delen en acceptatie te verkrijgen. In combinatie met de juiste methode kan dit zorgen voor een soepele overgang.

Wil je er mee over weten?

Wens je meer inzicht te verkrijgen in het veranderproces? Neem deel aan onze opleidingen!

Wil je jouw verbeterproject opnieuw oppakken? Of overweeg je change management binnen jouw organisatie te implementeren? Neem contact met ons op om dit verder te bespreken!