5S-methode

Een van de vele instrumenten in de Lean-toolbox is de 5S-methode. De 5S-methode vindt haar oorsprong in een Japanse managementfilosofie en verwijst naar de vijf Japanse woorden voor schoonmaken of opruimen. Hou er rekening mee dat 5S eigenlijk meer is dan een hulpmiddel, want vanuit de Japanse achtergrond weerspiegelt ook een mentaliteit, die van een georganiseerd denkproces. Binnen de Lean-methodologie worden deze tool en mindset specifiek gebruikt om de werkplek efficiënter in te richten, waardoor er een basis ontstaat van waaruit je continu gaat verbeteren. Dit heeft uiteindelijk ook een positieve invloed op de prestaties van je bedrijf!

Hoe werkt het?

Om de 5S-methodologie te gebruiken, moet je de vijf stappen volgen waaruit de methode bestaat. Zoals elke Lean tool, is het vrij eenvoudig. Om je op weg te helpen, beschrijven we hieronder elk van de vijf stappen.

SEIRI: SCHEIDEN EN SORTEREN

Veel werkplekken staan vol met spullen die zelden of nooit worden gebruikt. Mensen hebben gewoon de neiging dingen te verzamelen. In deze eerste stap begin je met te bepalen welke voorwerpen werkelijk nodig zijn voor de uit te voeren taken. Kies een zone om mee te starten en plak labels op elk item dat niet nodig is voor de handeling, niet op de juiste plaats staat of niet in de juiste hoeveelheid aanwezig is. Al deze voorwerpen worden dan naar een centrale verzamelplaats gebracht. Ze kunnen deze zone alleen verlaten als iemand ze daadwerkelijk kan en wil gebruiken. Zo worden de items herverdeeld volgens de plekken waar ze nodig zijn. Spullen die na een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een maand, niet in de centrale verzamelplaats zijn opgehaald, kan je weggooien, recycleren of op een andere manier doen verdwijnen.

SEITON: SCHIKKEN EN ORGANISEREN

Bij de volgende stap gaat het erom de spullen een vaste plaats te geven in je werkruimte. Verwijder eerst elk overgebleven item en zet het opzij. Categoriseer vervolgens alle items op basis van de frequentie waarmee je ze gebruikt. Dat kan via categorieën per uur, week, maand of jaar, maar maak gerust categorieën die bij jou en je team passen. Na dit categorisatieproces kan je de meest gebruikte items het dichtst plaatsen bij de plek waar ze nodig zijn. De andere items worden verder weg geplaatst.

Nu al je spullen op de juiste plek staan, moet je ervoor zorgen dat ze na gebruik weer op die plek worden teruggezet. Combineer dit met Visual Management, waarbij je bijvoorbeeld met verf lijnen op de vloer tekent waar de verfblikken moeten staan, of het gereedschap op de muur tekent om visueel weer te geven waar het moet hangen. In kantoorruimtes vind je Seiri vaak terug in de Clean Desk Policy.

SEISO: SCHOONMAKEN

Nu alle overbodige spullen weg zijn en de rest mooi georganiseerd is, is het tijd om ervoor te zorgen dat de werkplek schoon is en blijft. De eerste grondige schoonmaakbeurt is eenvoudig, maar ervoor zorgen dat het ook schoon blijft, is veel minder eenvoudig. Om te garanderen dat de werkplek schoon blijft, is het van cruciaal belang dat je een schoonmaakproces opstelt en dat jij en je collega’s zich daar ook aan houden. Schone werkplekken zijn veiliger, productiever en verlopen soepeler, dus bespaar niet op deze stap! Het bijkomende voordeel is dat het eigenaarschap creëert: na een grondige schoonmaakbeurt beschouw je die ruimte op het werk als de jouwe!

SEIKETSU: STANDAARDISEREN

In deze stap werk je aan standaardisatie door een consistente aanpak te creëren voor de manier waarop taken en procedures worden uitgevoerd. Het eerste doel is om basisregels op te stellen voor de werkplek waarin 5S-taken worden geïntegreerd in de reguliere werktaken.

Het tweede doel is preventie. Stel duidelijke regels op om te vermijden dat overbodige spullen zich opstapelen, de procedures in het midden blijven hangen en machines of materialen vuil worden. Bouw structuren in en stel regels op om ervoor te zorgen dat je aan beide doelen van Seiketsu voldoet.

SHITSUKE: STANDHOUDEN

De laatste stap is vaak de moeilijkste van de 5S-methode. Doorgevoerde veranderingen vasthouden is niet zo eenvoudig, want het gaat hier om gedrag. De vorige 4 stappen volhouden en er een gewoonte van maken is het doel van Shitsuke. Mensen zijn over het algemeen terughoudend om te veranderen en het veranderen van vaste gedragingen kan moeilijk zijn.

Om je het leven gemakkelijker te maken, zijn er veel dingen die je kunt doen. Probeer foto’s te maken van de gewenste situatie, maak nieuwsbrieven of handleidingen, hou team- en managementaudits en plan stand-up-vergaderingen om ervoor te zorgen dat je samen met je team de doorgevoerde veranderingen kunt vasthouden!

Aan de slag met 5S

Interesse om meer te weten of de 5S-methode en andere Lean-tools? Bekijk ons opleidingsaanbod of contacteer ons voor verdere informatie. Wij helpen je graag op weg!