4 tools om online je verbeterproject verder te zetten

Wie The Lean Six Sigma Company kent of een opleiding bij ons volgde, weet dat we helemaal warm worden van in team, rond een brown paper en gewapend met een stapel post-its, ideeën uit te wisselen. Heel wat Lean en Six Sigma-tools vinden hun sterkte in het samenbrengen van mensen en ideeën om processen te gaan optimaliseren. En het is vaak net het fysieke inzichtelijk maken van deze processen, dat de basis vormt om verder te gaan analyseren en verbeteren. Denk maar aan het maken van een Value Stream Map, SIPOC, 5x Why?, Fishbone-diagram, Benefit-Effort Matrix, enzoverder.

Maar afgelopen weken heeft de coronacrisis ervoor gezorgd dat die dynamische vergaderzalen met muren vol post-its hebben moeten wijken voor thuiswerk in quarantaine. Het samenwerken in team is ingeruild voor medewerkers die elk vanaf hun eigen eiland proberen het bedrijf vooruit te helpen in deze moeilijke periode. Waarschijnlijk zijn, in het kader van een aanpak die de continuïteit van het bedrijf moet garanderen, hierdoor ook tal van lopende verbeterprojecten on hold gezet. En niemand weet hoe lang deze situatie zal aanhouden. Laten we er vooral geen doekjes om winden: als dat is wat moet gebeuren, vooral doen!

Toch houden we goede hoop dat bedrijven beetje bij beetje de situatie onder controle krijgen en dat teams de tijd en motivatie terug gaan vinden om voorbij deze crisis te kijken. Het zou zomaar kunnen dat net die verbeterprojecten gaan helpen om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen. Gedwongen verliezen en gemiste kansen van gisteren, moeten we compenseren met de opportuniteiten van vandaag. Via deze blog, willen we een aantal tools aanreiken die hierbij kunnen faciliteren, maar we willen jullie vooral ook enthousiasmeren om in de mate van het mogelijke en wanneer de tijd rijp is die verbeterprojecten terug op te pikken.

Miro

Miro is een online whiteboardplatform waarop je met jouw team gelijktijdig kan samenwerken tijdens een videocall, van brainstormen met digitale plaknotities tot het plannen en beheren van flexibele workflows. Het platform beschikt over een erg intuïtieve en gebruiksvriendelijke user interface. En met meer dan 60 sjablonen en interactieve frameworkstool, heeft deze tool een erg complete set aan standaardtemplates voor onder andere fishbone-diagrammen, mindmapping, procesmapping… Daarnaast zijn ook tal van integraties mogelijk met onder andere applicaties van Microsoft en Atlassian, maar bijvoorbeeld ook met Slack, DropBox, enzoverder.

Prijzen

Miro biedt een gratis versie aan waarbij je maximaal drie whiteboards kan beheren. Prijzen starten vanaf $8 per gebruiker (jaarlijkse afrekening) of $10 (maandelijkse afrekening) en er is een mogelijkheid om de betalende abonnementen te testen via een gratis proefversie.

Features

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards – Yes!
06. Document Management
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing – Yes!
12. Workflow Management – Yes!

Miro beschikt over een cloud-versie / desktopversie / mobiele versie

Ideaflip

Met Ideaflip is het voor jouw team gemakkelijk om gedachten snel om te zetten in ideeën, ze te delen en te verfijnen. Het is een eenvoudige web-app die handig is voor brainstorms die we normaal met brown paper en post-its maken (Value Stream Mapping, 5x Why?, Benefit-Effort Matrices…). Het is een minder uitgebreide tool, maar de simpliciteit zorgt er wel voor dat je alles snel onder de knie krijgt.

Prijzen

Een Ideaflip-abonnement start vanaf $9 per maand. Je kan dan zoveel borden maken als je wilt en iedereen uitnodigen om mee te doen. Er bestaat een gratis proefversie, maar die is maar 14 dagen geldig. Wanneer je werd uitgenodigd voor een bord, hoef je je niet te abonneren. Je kan als gastgebruiker gratis de borden van andere Ideaflip-abonnees raadplegen als redacteur, bijdrager of kijker.

Features

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards
06. Document Management
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Ideaflip beschikt over een cloud-versie / desktopversie / mobiele versie

Pinup

Pinup is erg vergelijkbaar met Ideaflip. Het verschil zit hem vooral in de lay-out die iets meer basic overkomt, maar Pinup heeft wel enkele extra functionaliteiten. Je kan bijvoorbeeld documenten (spreadsheets, presentaties, afbeeldingen…) toevoegen aan de digitale post-its en Pinup maakt het wel mogelijk om met andere deelnemers te chatten.

Prijzen

Pinup is als enige tool van deze vergelijking volledig gratis. Je kan een financiële bijdrage doneren voor het onderhoud van het platform, maar dit is geen verplichting.

Features

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards – Yes!
06. Document Management – Yes!
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Pinup beschikt over een cloud-versie / desktopversie / mobiele versie

Trello

Trello is een platform van Atlassian, een multinational voor bedrijfssoftware en noemt zichzelf “een eenvoudige, gratis, flexibele en visuele manier om jouw projecten te beheren en wat dan ook te organiseren.” Trello heeft ook een ingebouwde workflowautomatisering, genaamd Butler. Denk aan op regels gebaseerde triggers, aangepaste kaart- en bordknoppen of kalender- en vervaldatumopdrachten die er kunnen voor zorgen dat het platform heel wat werk uit je handen neemt.

Prijzen

Trello heeft een erg uitgewerkt prijsmodel. Beginnen kan je gratis. Je hebt dan een onbeperkt aantal persoonlijke borden, kaarten en lijsten, 10 teamborden en 1 power-up per bord. Naarmate je Trello beter leert kennen, kan je een Business Class-abonnement aangaan van $9,99 per gebruiker (jaarlijkse afrekening) of $12,50 (maandelijkse afrekening) of een Entreprise-abonnement van $20,83 per gebruiker (prijssimulatie a.d.h.v. 100 gebruikers, maandelijkse afrekening). Het verschil van deze abonnementen onderling en tegenover de gratis versie, zit vooral in de extra power-ups en beveiligingsmogelijkheden.

Features

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management – Yes!
03. Contact Management – Yes!
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards
06. Document Management – Yes!
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking – Yes!
09. Task Management – Yes!
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Trello beschikt over een cloud-versie / desktopversie / mobiele versie

Onze voorkeur

Laat ons beginnen met duidelijk te maken dat een voorkeur heel erg persoonlijk kan zijn. Wij bepalen niet welke tool nu de beste is. Wat voor ons werkt, werkt bij jou misschien niet zo goed. En welke tool je kiest, hangt zeker ook af van de context van het project.

Organiseer je een eenmalige brainstormsessie, dan kunnen tools als Ideaflip en Pinup zeker een meerwaarde bieden. Deze tools zijn iets toegankelijker en vragen weinig tot geen set-up. Pinup heeft een aantal extra functionaliteiten, maar tijdens het brainstormen is het misschien niet super nuttig om al meteen gedetailleerde info te gaan toevoegen. Ook de chatfunctie voelt wat afstandelijk aan en kan bij beide platformen opgevangen worden door bijvoorbeeld een Skype-videogesprek op te zetten. Op basis van gebruiksvriendelijkheid en lay-out kiezen wij dus voor Ideaflip. Ben je niet bereid om te betalen voor een brainstormtool, dan is Pinup wel een degelijk gratis alternatief.

Wil je echt in team gaan samenwerken en een online brainstormomgeving opzetten, dan scoren platformen zoals Miro en Trello beter. Beide platformen hebben tal van integraties waardoor je gemakkelijk kan automatiseren en een mobiele app waardoor je brainstormsessies altijd op zak hebt. Trello neigt wel meer naar een project management-tool waar je concreet acties kan gaan uitzetten, met deadlines en gebruikers aan gekoppeld. Het gebrek aan chatfunctie of video conferencing, maakt het online samenwerken iets moeilijker. Ook hier kan dit natuurlijk opgevangen worden met een extern videogesprek, maar bij Miro is deze functionaliteit wel ingebouwd. Miro voelt daarnaast erg intuïtief aan tijdens het brainstormen en de bibliotheek met de vele templates zijn een grote plus. Deze tool is wél volledig ingericht om online samen te werken. Als brainstormtool haalt Miro het dus wel van Trello, maar volgens ons vervangen ze niet noodzakelijk elkaar. Je kan namelijk erg gemakkelijk beide tools naast elkaar gebruiken: Miro om te divergeren en Trello om te concretiseren.

Nog tools?

Heb je zelf nog een andere tool ontdekt om jouw brainstormsessies online te laten verlopen? Hou ons zeker op de hoogte! Of wil je binnenkort jouw verbeterproject terug op gang trekken, maar kan je een duwtje in de rug gebruiken? Neem dan gerust contact op met jouw coach of met een van onze medewerkers. We helpen je graag verder om de draad terug op te pikken.