10 vragen voor een geslaagde Gemba Walk

Wandelen is goed voor de gezondheid. Je hebt ongetwijfeld al gemerkt dat deze oude leuze niet langer alleen in gezondheidsbladen en welzijnsmagazines wordt gepredikt, maar ook in de arbeids- en bedrijfswereld opduikt. We horen regelmatig spreken over “co-walking”, “walk and talk” of “wandelvergaderingen”. Modeverschijnsel of niet, je kan er niet naast kijken als je op het internet surft of je LinkedIn-feed naleest. Tijdens een co-walking zouden we beter communiceren en borrelt de creativiteit tussen medewerkers en hun leidinggevenden op. Dat is allemaal interessant, maar wat is nu de link met Lean? Wel, bij Lean management wordt er ook gebruik gemaakt van een “wandeling”, de zogenaamde “Gemba walk”. Deze belangrijke Lean-tool wordt als een echte barometer gebruikt, om na te gaan hoe het eraan toegaat op de werkvloer. Een Gemba walk doe je echter niet zomaar onvoorbereid, het is meer dan alleen maar even een kijkje gaan nemen op het terrein. Om een Gemba walk tot een goed einde te brengen, vind je in deze blog een lijst met 10 vragen, samen met een aantal tips hoe je deze kunt aanbrengen zonder de teams op het werkveld voor het hoofd te stoten.

Wat betekent “Gemba”?

“Gemba” komt uit het Japans en betekent “echte plek”, “daar waar de realiteit zich bevindt” of “daar waar klantwaarde wordt toegevoegd”.  In de Lean-methodologie wordt er veel belang gehecht aan de werkplek, en terecht, want het is daar waar alles gebeurt! Op het terrein beschikt men over de kennis om de kwaliteit te verbeteren, verspillingen uit processen te halen en problemen op te lossen. Vandaar het idee van de Gemba walk, waarbij je naar het echte proces gaat kijken, het werk van de operationele medewerkers wilt begrijpen, vragen stelt en ter plaatse informatie opneemt. Dit bezoek op de werkplek heeft als doel om continue verbetering aan te moedigen, de medewerkers mee te krijgen in het Lean-verhaal en de grondoorzaken van problemen te identificeren. Een Gemba walk moet je voorbereiden. Verwar dit niet met “je even laten zien op de werkplek”. Dat is vriendelijk en sociaal wenselijk, maar lang niet voldoende.  Leg vooraf de scope van je walk vast, check of de KPI beschikbaar zijn en de realiteit weergeven, en zorg er vooral voor dat je een checklist in je hoofd hebt van de vragen die je gaat stellen.

10 vragen voor een geslaagde Gemba walk

1. Waar ben je momenteel mee bezig, wat ben je aan het doen?
2. Is er een officieel document dat je helpt bij deze taak en waar je informatie kunt vinden?
3. Welke problemen kom je tegen bij je dagelijkse taken?
4. Hoe zie je deze problemen?
5. Zijn er problemen die je zelf kunt oplossen?
6. Indien niet, over welke problemen gaat het?
7. Bij wie kan je terecht met je problemen?
8. Gebruik je het KPI-board (“Visual board”)?
9. Indien wel, vind je het nuttig?
10. Indien niet, waarom niet?

En de manier waarop?

Uiteraard is het niet de bedoeling dat je de mensen als een politie-inspecteur overvalt met deze vragen en hen in het defensief jaagt! Het is heel belangrijk om een klimaat van vertrouwen te scheppen, waarin de medewerkers kunnen praten over hun problemen, hun ideeën kunnen uiten en kunnen aangeven waar ze het niet mee eens zijn. De tips hieronder kunnen je helpen om eerlijke antwoorden te krijgen op je vragen.

• Stel jezelf voor, maak duidelijk wat het doel en de scope is
• Luister in plaats van te praten
• Toon respect en empathie
• Kijk naar het proces en niet naar de medewerkers, verval niet in beschuldigingen!
• Zeg niet wat er moet gebeuren, stuur de medewerkers door vragen te stellen
• Bestudeer samen de grondoorzaken en zoek naar mogelijke oplossingen
• Sluit de Gemba walk af en geef duidelijk aan wat de medewerkers verder mogen verwachten

Zo, nu je weet welke 10 vragen je kunt stellen voor een geslaagde Gemba walk, zie je het misschien helemaal zitten om aan de slag te gaan op de werkvloer? Wil je meer te weten komen over deze en andere Lean-tools? Contacteer ons en laten we samen bekijken welke opleiding het best bij je past!