5 times Why: 3 stappen om problemen op te lossen

De 5 times Why of 5 keer Waarom-methode maakt onlosmakelijk deel uit van de Lean Six Sigma-methodologie. Wil je efficiënter gaan werken, dan moet je deze tool absoluut onder de knie hebben. Vandaag neemt The Lean Six Sigma Company dit onderwerp onder de loep om je de antwoorden te geven die je nodig hebt. Zitten er nog enkele hiaten in je kennis van 5 times Why, dan lees je hier hoe je deze methode gebruikt in 3 stappen. 

Wat is de 5 times Why-methode? 

De 5 times Why-methode is gebaseerd op een eenvoudig uit te werken proces, waarbij je vertrekt van het geconstateerde effect (je probleem) en teruggaat naar de grondoorzaak. Dit doe je door herhaaldelijk de vraag “Waarom?” te stellen. Door 5 keer de “Waarom?”-vraag te stellen als je met een probleem wordt geconfronteerd, ben je volgens deze methode in staat om de vinger te leggen op de oorzaak van de storing. Je mag je niet te vaak de “Waarom?”-vraag stellen, maar ook niet te weinig! Hoewel je in de praktijk niet verplicht bent om je vast te pinnen op het cijfer 5, heb je hiermee wel een referentiepunt. Het risico bestaat immers dat je je verliest in details als je de “Waarom?”-vraag te vaak stelt. Als je ze daarentegen te weinig stelt, dan heb je niet voldoende materiaal verzameld om tot de grondoorzaak van je probleem te komen.  

Aan de hand van de 5 times Why-methode kan je dus snel achterhalen wat de grondoorzaken zijn van je probleem, zodat je het aan de bron kunt aanpakken. Je bent dan ook uitzonderlijk efficiënt in je handelingen, die bovenal een duurzaam effect zullen hebben. Zodra je het probleem bij de bron hebt aangepakt, ben je er in theorie voorgoed van verlost. Dit maakt dat deze methode bijzonder waardevol wordt geacht binnen een Lean Six Sigma-traject. Het gaat om een probleemoplossende tool die een rechtstreekse weerspiegeling is van de respectievelijke ambities van Lean Management en Six Sigma. 

3 stappen voor een geslaagde 5 times Why 

Om de 5 times Why-methode op een doeltreffende manier toe te passen, zijn er een aantal basisregels waarmee je rekening moet houden: 

• Beperk je tot de feiten
• Afleidingen of veronderstellingen horen hier niet thuis
• Neem alleen de oorzaken mee die je zelf in de hand hebt

Volg dan deze 3 stappen:

1. Identificeer het probleem 

Stel jezelf enkele eenvoudige vragen: 

• Met welke situatie word ik geconfronteerd? 
• Waarom is deze problematisch? 
• Hoe kan ik het probleem dat ik vandaag heb, in 1 zin verwoorden?

2. Stel je de vraag “Waarom?” 

In deze stap vertrek je van de zin waarmee je de vorige stapt hebt beëindigd. Vertrekkende van de formulering van je probleem, dien je nu te proberen de oorzaak van dat probleem te vinden door je de “Waarom?”-vraag te stellen. Als je de 5 times Why-methode toepast, let er dan op dat je de 3 gouden regels respecteert die we hierboven hebben opgesomd. Veronderstellingen zijn in alle gevallen te vermijden en je moet je strikt beperken tot de oorzaken die je onder controle hebt, de oorzaken waarop je kunt ingrijpen. Anders ga je je vastrijden en kan je de echte grondoorzaak van je probleem niet aanpakken. Loop je ondanks deze aanbevelingen toch nog ergens vast, dan kan je best helemaal opnieuw beginnen en de methode vanuit een andere invalshoek gebruiken om verder te kunnen. 

3. Stel een oplossing voor

Het antwoord op je laatste “Waarom?”-vraag is de grondoorzaak van je probleem. Het is op basis van deze bevinding dat je moet proberen een efficiënte oplossing te vinden voor jouw probleem. Afhankelijk van de complexiteit van het probleem, bestaan er verschillende manieren om adequate oplossingen te vinden. 

Zijn er meerdere mensen binnen je organisatie betrokken bij de grondoorzaak van je probleem, breng hen dan gerust samen voor een brainstormingsessie waarbij jullie samen een hoop mogelijke oplossingen op tafel leggen. Op die manier kan je hen bovendien betrekken in je continuous improvement-aanpak en zullen ze de nakende veranderingen binnen jullie structuur beter aanvaarden. Hoe meer bondgenoten je hebt bij je Lean Six Sigma-acties, hoe gemakkelijker de processen binnen het bedrijf zullen lopen en hoe meer kans je maakt om je project tot een goed einde te brengen. 

Sta je er alleen voor in deze fase van oplossingen zoeken, denk dan aan alles wat er door je hoofd gaat. Wees niet geremd en schrijf alle mogelijke oplossingen op, ook die oplossingen die je op het eerste gezicht absurd lijken! Geef geen waardeoordeel, want elke piste kan je tot DE uiteindelijke oplossing leiden. Formuleer duidelijk je doelstelling en laat de ideeën maar komen. Om er zeker van te zijn dat je de juiste doelstelling voor ogen hebt, gebruik je de SMART-methode. Je doelstelling moet Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. 

Zodra je je doelstelling hebt verduidelijkt, heb je meerdere stappen om duidelijke oplossingen aan te brengen om deze doelstelling te bereiken: 

1. Gebruik het “How-How”-diagram om je ideeën te ordenen en uit te diepen
2. Behoud alleen de relevante en realiseerbare ideeën
3. Maak je ideeën concreet en pas ze toe op jouw realiteit met de 5W1H-methode (Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? en Hoe?)
4. Stel een actieplan op om de gevonden oplossingen in te voeren 

De 5 times Why-methode in alle vertrouwen toepassen 

Nu je de 5 times Why-methode onder de knie hebt, zal je veel tijd winnen bij je continuous improvement-acties. Door de 3 stappen te volgen, vind je steeds geschikte oplossingen voor je problemen. Twijfel je nog of je over voldoende vaardigheden beschikt om deze methode toe te passen, neem dan zeker een kijkje in ons aanbod Lean Six Sigma-opleidingen, waarin alle efficiëntieverhogende tools en methodologieën gedetailleerd aan bod komen! Onze 3-daagse Lean Practitioner-opleiding is ideaal om je eerste stappen te zetten in de wereld van Lean Six Sigma en methodes zoals 5 times Why in de praktijk toe te passen. Zodra je deze methodes beheerst, zijn ze 100% toepasbaar binnen jouw professionele omgeving. Dat is dan ook de troef van de opleidingen van The Lean Six Sigma Company. Wil je hier meer over weten of twijfel je welke opleiding het beste bij jou past, neem dan zeker contact met ons op.