A3 Management

Hoe stuur je continu verbeteren effectief aan? Hoe past de Lean Six Sigma-benadering dit concept toe?

Maak kennis met A3-management, een sleuteltool in onze aanpak. We delen hoe we projecten effectief beheren met behulp van A3 voor maximale efficiëntie.

WAT IS A3-MANAGEMENT?

Het is een probleemoplossingsinstrument dat oorspronkelijk werd ontwikkeld door Toyota en uiterst effectief is voor management en change management. Het wordt gebruikt om:

• het probleem te begrijpen
• de oorspronkelijke oorzaak te achterhalen
• te controleren of de voorgestelde oplossing de verwachte resultaten oplevert
• de nodige aanpassingen door te voeren.

A3 is een van de belangrijkste tools voor continue verbetering om dagelijkse problemen op te lossen.

A3-MANAGEMENT IN DE PRAKTIJK EN DE VOORDELEN VOOR CONTINUE VERBETERING

Een A3 is als het ware een leidraad voor visuele en feitelijke communicatie.

Aan de hand van dit document kan je objectieve discussies voeren: het probleem, het doel en de oorzaken worden duidelijk beschreven en gekwantificeerd. Ideaal om tot duurzame oplossingen te komen.

Wil je er het maximale uithalen, gebruik dan grafieken, afbeeldingen of schema’s om het document nog impactvoller te maken. De metingen en het implementatieplan zijn ook zichtbaar voor alle betrokkenen.

A3-MANAGEMENT EN UITVOERING

In de praktijk betekent dit dat je actielijsten gaat opstellen, verantwoordelijkheden gaat toewijzen en een Gantt-diagram uitwerkt voor het project, met een weekindeling (een A3-project duurt maximaal 6 maanden, zo niet dien het in verschillende fasen te worden opgedeeld).

De planning wordt wekelijks opgevolgd. Houd de voortgang van elke actie bij door de grijze vakjes groen in te kleuren als de voortgang volgens verwachting verloopt, of ze rood te kleuren als er sprake is van een afwijking.

JE PROJECT PRESENTEREN EN ACTIES INVOEREN VIA A3-MANAGEMENT

Het bestaat uit:

3 vakken bovenaan:

• context: waarom wordt het project opgestart?
• beschrijving van het op te lossen probleem
• uiteindelijke doelstellingen van het project

2 centrale vakken:

• gedetailleerde beschrijving van de beginsituatie met afwijkingen en moeilijkheden
• gedetailleerde beschrijving van de situatie na uitvoering van het actieplan van het project

Voeg altijd foto’s toe aan deze beschrijvingen om je A3 feitelijker en visueler te maken.

3 vakken onderaan:

• specificeer het projectteam (actieve leden) en de sponsors
• geef indicatoren aan die de prestaties meten door de start-, huidige- en gewenste prestaties aan het einde van het project te noteren
• in het laatste vak komen de lessons learned, waarin de leerpunten worden opgesomd die moeten worden overwogen en begrepen om de uitvoering van toekomstige projecten te verbeteren.

Bovenaan de A3, aan de rechterkant, vind je de kleur van het project die elke week wordt bijgehouden door de projectleider:

• Groen = alles verloopt goed en volgens het vastgestelde schema.
• Rood = moeilijkheden moeten worden opgelost om het succes en de juiste timing van het project te waarborgen.

A3-MANAGEMENT: WAT JE MOET ONTHOUDEN

A3 is zowel een instrument dat zowel voor continue verbetering als voor strategische planning kan worden ingezet. De A3-methode ontleent zijn naam aan het A3-formaat van het papier dat alle informatie over een probleem synthetiseert. Afhankelijk van de complexiteit van het probleem kan het A3-blad met de hand worden geschreven of digitaal in een Excel-bestand of Miro-board worden gemaakt.