De basics van Poka Yoke

De Lean Six Sigma methodologie biedt vele tools die je kan aanwenden om je processen te verbeteren. Om je op weg te helpen, nemen we in dit artikel een van de nuttigste tools onder de loep: ‘Poka Yoke’. Deze tool kan je helpen om met een relatief kleine investering betere resultaten te behalen.

Laten we beginnen met de vraag: “Wat is Poka Yoke?”. Poka Yoke komt uit het Japans en betekent ‘onbedoelde fouten voorkomen’. Het gaat om een techniek die wordt gebruikt in de productie en engineering, maar ook in de dienstensector, om te voorkomen dat er tijdens een proces fouten worden gemaakt.

Poka Yoke heeft als doel om een proces zo eenvoudig te maken dat het onmogelijk wordt om fouten te maken. Dit kan door het gebruik van apparaten, methoden of processen die ertoe bijdragen dat producten of diensten zonder fouten worden gecreëerd of geleverd. Door het verminderen van fouten helpt Poka Yoke de kwaliteit te verbeteren, de kosten te verlagen en uiteraard de efficiëntie te verhogen.

Poka Yoke: een beetje geschiedenis

Poka Yoke werd in de jaren 60 ontwikkeld door de Japanse ingenieur Shigeo Shingo, toen hij bij Toyota Motor Corporation werkte. Het viel hem op dat de meeste defecten in het productieproces niet werden veroorzaakt door slecht functionerende machines, maar door menselijke fouten. Hij ging dan ook op zoek naar manieren om deze fouten te voorkomen. Shingo ontwikkelde een systeem van apparatuur en technieken om fouten op te sporen en te voorkomen voordat deze fouten defecten in het eindproduct zouden veroorzaken.

Shingo’s benadering van foutbestendigheid was baanbrekend, omdat het om een fundamenteel andere manier van denken over kwaliteitscontrole en procesverbetering ging. In deze benadering legde hij de nadruk op preventie boven detectie, op systeemdenken boven individuele schuld, en op continue verbetering boven statische processen.

We kunnen gerust zeggen dat deze ideeën een diepgaande invloed hebben gehad op de productie-industrie. Ze hebben vele organisaties geholpen hun activiteiten en diensten op een relatief eenvoudige manier te verbeteren.

Is de benadering vandaag nog relevant?

Zeker! Poka Yoke vormt nog steeds een waardevol hulpmiddel voor het verbeteren van de kwaliteit en de productiviteit in zowel productie- als dienstverleningsomgevingen. Hoewel er nog andere tools en technieken beschikbaar zijn, blijft Poka Yoke een relevante en bewezen aanpak om fouten of defecten te voorkomen voordat ze zich voordoen.

Een van de redenen hiervoor is dat het hier om een relatief eenvoudige aanpak gaat. Het principe is gemakkelijk te begrijpen en te implementeren. Het vereist geen complexe technologie of gespecialiseerde apparatuur en is daarmee zeer toegankelijk voor een breed scala van organisaties.

Een andere reden waarom Poka Yoke relevant blijft, is dat het gebaseerd is op principes die tijdloos en universeel zijn. Het idee om fouten en defecten te voorkomen voordat ze optreden is vrij fundamenteel voor kwaliteitscontrole. De gebruikte technieken zijn bovendien gebaseerd op een diepgaand begrip van menselijk gedrag en de oorzaken van fouten.

Waarop moet je letten?

Er zijn een aantal veel voorkomende valkuilen waarvan je je bewust moet zijn als je met Poka Yoke aan de slag gaat. Hoewel technologie kan helpen bij de implementatie van Poka Yoke, is het belangrijk om er niet te zwaar op te vertrouwen. Vergeet niet dat het doel van Poka Yoke is om fouten te voorkomen, niet alleen om ze op te sporen. Het is belangrijk om een combinatie van technieken te gebruiken, waaronder visuele hulpmiddelen, checklists en sensoren.

Benader Poka Yoke altijd vanuit een mensgerichte gedachte. De tool brengt immers het meest op als je je medewerkers actief bij het proces betrekt. Zorg ervoor dat je medewerkers meehelpen bij het identificeren van mogelijke fouten en het ontwikkelen of implementeren van oplossingen. Dit verbetert niet alleen de effectiviteit van de technieken, maar geeft ook een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid. Daarnaast is Poka Yoke alleen effectief als iedereen in de organisatie begrijpt hoe het werkt en hoe het te gebruiken. Het is belangrijk om werknemers op alle niveaus voldoende op te leiden. Dit omvat niet alleen opleiding over de technieken zelf, maar ook over hoe je potentiële fouten kan identificeren en in termen van continue verbetering kan denken.

Net zoals Lean of Lean Six Sigma meer dan een eenmalige inspanning vragen, vormt Poka Yoke ook geen eenmalige oplossing. De aanpak vereist voortdurende controle en verbetering om op lange termijn effectief te zijn. Het is belangrijk om de effectiviteit van de geïmplementeerde hulpmiddelen regelmatig te evalueren en zo nodig bij te sturen. Het belang van een continue verbeteringscultuur in de hele organisatie komt hier eens te meer naar voren.

Tot slot is het belangrijk om ervoor te zorgen dat Poka Yoke is afgestemd op de algemene doelstellingen van de organisatie. Je moet begrijpen hoe Poka Yoke de organisatie kan helpen haar doelen te bereiken en ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie naar diezelfde doelen toewerkt. Zo niet kan Poka Yoke worden gezien als het zoveelste initiatief zonder duidelijk doel.

Zelf aan de slag met Poka Yoke?

De drempel om met Poka Yoke te starten is relatief laag. Naast het volgen van een opleiding bij een expert, kan je de volgende stappen doorlopen om de methode zelf toe te passen.

• Begin eerst met het identificeren van de processen die het meest vatbaar zijn voor fouten in jouw organisatie. Dit kan je doen door gegevens te analyseren, processen te observeren, met medewerkers te praten, enz.
• Zodra je de processen hebt geïdentificeerd die je wilt verbeteren, voert je een foutenopsporingsanalyse uit. Hierbij worden potentiële fouten en hun oorzaken in kaart gebracht. Je kunt dit willekeurig doen, maar er bestaan ook tools die hierbij kunnen helpen. Zo kan je gebruik maken van process mapping, fishbones of FMEA als je op zoek bent naar een meer gestructureerde manier om potentiële fouten te verzamelen.
• Zodra je de mogelijke fouten hebt geïdentificeerd, kan je de Poka Yoke-technieken beginnen toe te passen. Dit kunnen checklists, visuele hulpmiddelen of sensoren zijn. Kies de technieken die het meest geschikt zijn voor jouw organisatie en het proces waaraan je werkt. Een sensor moet je bijvoorbeeld niet waarschuwen als een schap leeg is, wel als een schap bijna leeg is. Op die manier wordt er tijdig een bestelling voor herbevoorrading geplaatst en vermijd je de stilstand die normaalgesproken zou optreden.
• We willen nogmaals benadrukken dat het belangrijk is om medewerkers te betrekken bij de implementatie van Poka Yoke. Zij hebben vaak het meeste inzicht in mogelijke fouten. Bovendien kunnen ze waardevolle feedback geven over de effectiviteit van de gebruikte technieken.
• Tot slot, als je de Poka Yoke-technieken hebt geïmplementeerd, controleer dan de effectiviteit ervan en pas ze zo nodig aan. Het voortdurend verbeteren van je processen is de sleutel tot succes op lange termijn.

Ook aan de slag met continue verbetering?

Wil jij ook aan de slag met continue verbetering of heb je interesse in een Lean Six Sigma-opleiding? Neem gerust contact op of download onze studiegids voor meer informatie.